Hoy tenemos muchas herramientas tecnológicas, que están cada día más a la mano. Los smartphones son una de las últimas novedades. Su amplio uso entre los consumidores hace posible imaginar soluciones de aprendizaje masivas y económicas, dado que los mismos aparatos inteligentes podrían ser utilizados dentro de estos procesos. El otro componente tecnológico que ha mejorado notoriamente son la cantidad y la calidad de las conexiones a Internet, tanto por cable como inalámbricas.

Hay tres aspectos claves del proceso de aprendizaje que se tienen que tener en cuenta para que la tecnología realmente ayude a enseñar. El primero se refiere a que el que aprende algo tiene que hacer un “ahaa!” Es decir, tomar conciencia de que hay una forma de hacer las cosas de un modo diferente al que ha estado haciendo desde hace tiempo. Por ejemplo, si el operador de una máquina descubre que el procedimiento que está utilizando para detener el equipo contiene un riesgo para el mecánico que viene a repararlo, entonces se va a preguntar si es que habrá otra forma de hacerlo, y si tiene claras las consecuencias de un accidente, se va a motivar para tomarse el minuto extra que necesita para no poner en riesgo a la otra persona. O sea, descubre algo y se motiva por hacerlo distinto.

El segundo aspecto del aprendizaje es que tengo que tener alguna ayuda para que, cuando vuelva a mi lugar de trabajo, haya algo que me recuerde qué es lo que tenía que hacer distinto y cómo hay que hacerlo. Esto se traduce habitualmente en ayudas para el desempeño, y suelen ser cartillas, guías o ayudas de memoria con listados de procedimientos o reglas para ejecución de algún procedimiento. Por ejemplo, la persona que está atendiendo a un cliente enojado tiene que recordar que ponerse a pelear o discutir en ese momento con el cliente va a ser peor, entonces una imagen o resumen de una técnica de manejo de clientes enojados la podría hacer cambiar su conducta en el momento preciso.

El tercer aspecto que hay que considerar es que una cantidad importante de cosas que aprendemos es de nuestros pares o colegas. Por ejemplo, es mucho más común que la persona le pregunte cómo se ingresa la información a un sistema o cómo se arregla un gráfico en Excel al su compañero de trabajo que a la mesa de ayuda de la empresa. Así es que en cualquier iniciativa de aprendizaje se debe dar cabida a este tipo de aprendizaje.

En el artículo que les entregamos este mes se describen siete errores muy comunes al diseñar un curso de elearning. Creo que incluso antes de cuidarse de estos errores, es necesario que tenga en mente la idea de capacitación a distancia. No piense en una técnica específica, sino que diseñe una solución completa. ¿Cómo va a lograr que la persona tenga una experiencia de aprendizaje que aborde esos tres aspectos cruciales? ¿Cómo va a utilizar la tecnología para que el alumno haga “Ahaa”, para que no se le olvide cambiar su conducta justo en el momento preciso, y para darle cabida a que los colegas le transmitan sus conocimientos y experiencias? Para hacerlo puede utilizar tanta tecnología como tenga disponible, todo sirve si es que contribuye a esa experiencia de aprendizaje. De lo que se tiene que cuidar es de no caer en la tentación de creer que con el diseño de los contenidos y la forma entrega a través de la tecnología va a ser suficiente para lograr que las personas aprendan.

Eduardo Saleh Sabat

Psicólogo Organizacional

Después de investigar y seleccionar todas las herramientas del desarrollo de e-learning que necesitabas para escribir tu primera lección, tuviste que “arremangarte las mangas” de la  camisa y producir un excelente y cautivante curso de e-learning. Realmente es genial, y más importante aún, incluye todos los métodos de aprendizaje fundamentales que revisaste en tu capacitación acerca de diseño instruccional. Tú sabes que los participantes internalizarán los conceptos que les entregaste, en la medida que avancen en el módulo.

¿Qué podría salir mal?

Desafortunadamente la respuesta es muchas cosas.

Sería  bueno pensar que un curso de e-learning bien diseñado puede sobrellevar cualquier obstáculo en su camino y ayudará a todos los participantes a que lo lean. La realidad, sin embargo, es que muchos de los buenos cursos de e-learning no han resultado por razones que no tienen que ver con su diseño y contenido. Aquí hay siete de las razones más comunes del por qué falla el e-learning y las soluciones para alcanzar un gran éxito con esta metodología.

1 DISPARAS Y OLVIDAS

Mito. Todo el mundo sabe que has estado ocupado los últimos dos o tres meses desarrollando un curso de e-learning. Enviaste un email para informar a tus participantes que se encuentra disponible, así que asumes que ellos verán el curso y se entrenarán.

Realidad. No puedes enviar tu notificación “curso listo” y esperar que tu audiencia vaya a completar el curso dentro de los próximos cuatro a cinco días. El mundo simplemente no funciona de esa forma. Hay unos pocos pasos que  necesitas seguir para que tu curso no acumule polvo y no se convierta en un software virtual que es guardado sin ser utilizado.

•Agenda la cita. Esta etiqueta “Agendar la cita” puede ser menos usada en tus círculos sociales, pero el envío previo de notificaciones/citas, son muy utilizadas en los círculos de negocios. Hoy en día, las agendas del mundo de los negocios están muy ocupadas como  para anunciar un curso y luego esperar que la organización se haga el tiempo necesario para tomarlo dentro de los próximos días.

•Fechas límite. Olvida lo que has escuchado  acerca de la maravillosa, autogestión y autoadministración en pasos y ritmos naturaleza del e-learning. Si quieres que tus participantes completen el curso, asígnales una fecha límite para completarlo.

•Soporte de gestión. Te gustaría pensar que los participantes tienen el suficiente tiempo libre y motivación intrínseca para tomar y completar tu curso de e-learning. Sin embargo, la mayoría de los casos de estudio, prueban  exactamente lo contrario. Mucha más gente tomaría y completaría el curso si creen que su jefatura o la gerencia apoyan tal iniciativa.

2 NO TE PREOCUPAS POR LAS EVALUACIONES

Mito. Las evaluaciones del E-learning son sólo en papel. No necesitas preocuparte de estas hasta que el curso se haya completado.

Realidad. La evaluación final tiene varios propósitos. El primero y más importante, se relaciona con poder aseverar que el alumno ha dominado el contenido del curso, o con el advertir  que este requiere revisar la información del curso. También puede ser usada para hacer seguimiento del desarrollo profesional del alumno o de los requerimientos de certificación.  El-learning permite realizar más fácilmente seguimiento y reportes, pero para ello hay que planificarlo. No pienses en la evaluación como  un evento único asociado al  fin del curso.

Con e-learning, puedes también querer usar la evaluación para indicar el fin del curso, y en ese caso, debes decidir con cuidado:

•La dificultad de la evaluación (¿Quieres que los alumnos respondan preguntas simples que confirmen el conocimiento general del contenido del curso, o si es crítico que los alumnos tengan dominio de todos los detalles del contenido del curso?)

•Las consecuencias y los pasos para rectificar las fallas de la evaluación.

Finalmente, si entregas el curso a través de un sistema  que permita la administración del aprendizaje, puedes necesitar elegir entre construir la evaluación  en tu herramienta de desarrollo de e-learning o tu LMS (Sistema de Administración del Aprendizaje. Hay muchos pros y contras para cada opción. Asegúrate de discutir los asuntos con el administrador del LMS y un experto en la materia del curso para garantizar que has tomado la opción correcta.

3 IGNORAS EL AMBIENTE DE TRABAJO

Mito. Has entregado instrucciones importantes para la nueva herramienta de software en tu módulo de e-learning, por lo tanto no necesitas información adicional que considere el ambiente de trabajo del alumno. Esto podría “saturar el contenido del aprendizaje”.

Realidad. Nos gustaría pensar que las largas horas dedicadas a construir cursos de entrenamiento exhaustivos provee de toda la guía que se necesita para ayudar al alumno corporativo de hoy. Sin  embargo, estudios han mostrado claramente, que nuestros cursos de entrenamientos formales no proveen una solución completa. De hecho, aproximadamente el 80% de todo el aprendizaje en un ambiente corporativo es brindado por el entrenamiento informal. Si no hablamos de estos canales de aprendizaje informal, estamos limitando significativamente la efectividad del aprendizaje.

No importa cuánto aprecies tu excelente curso de e-learning, necesitas ser práctico cuando se trata de ambientes laborales. Cuando las personas necesitan información de una lección de entrenamiento que tomaron en el pasado, ellos no van a querer registrarse en el LMS (Sistema de Administración de Aprendizaje), encontrar el curso, abrirlo, y navegar a la sección donde se encuentra la información. Esto es extremadamente ineficiente, y, en muchos casos, el acceso del alumno podría haber expirado.

Para ayudar a que tu lección de e-learning tenga éxito, asegúrate de indicarles a los alumnos todos los sistemas relevantes de soporte y las asistencias de trabajo que los ayudarán con sus tareas. Adicionalmente, es necesario proveer información de contacto con el personal que pueda ser capaz de ayudar – tal como la mesa de ayuda de Tecnología de la información de su compañía. No les des, solamente, pescado a tus alumnos. Enséñales a pescar.

4.- TE OLVIDAS DEL LMS (Sistema de Administración de Aprendizaje)

Mito. Tu trabajo es elaborar el curso. No hay necesidad de preocuparse por el despliegue del curso en tu LMS.

Realidad. Si tu lección de e-learning va a ser implementada en un LMS, no es prudente asumir que trabajará perfectamente cuando administrador de LMS lo agregue al sistema. Primero, debes determinar la configuración de publicación que trabaja mejor en tu LMS, publicar un prototipo, y luego probarlo en el LMS para asegurarse que la lección funciona sin errores.

Si ignoras la influencia del LMS, también ignoras una de las más importantes interfaces de los alumnos,  así como el primer obstáculo que necesitará para atraerlos durante el curso de e-learning.

Para desarrollar una lección completa de e-learning, debes entender la interfaz y las características de tu LMS. Debes asegurar que tu notificación por email entrega instrucciones explícitas para comenzar la lección y que ésta contiene instrucciones explícitas para usar las características integradas de la lección con el LMS.

5.- NO TE PREOCUPAS  DE ENSEÑAR SOBRE EL USO DE LA INTERFAZ DE E-LEARNING

Mito. Los cursos de e-learning son intuitivos, por lo tanto no hay necesidad que enseñes a los alumnos sobre cómo usar los controles de e-learning.

Realidad. Hoy día las lecciones de e-learning están años luz de las viejas lecciones. Más aún el que no haya una interfaz estándar, implica que, incluso un alumno en línea avanzado, puede sufrir problemas con los controles electrónicos.

Los botones de avanzar y retroceder son fáciles. Pero hoy en día los cursos tiene glosarios, archivos adjuntos, respuestas a preguntas frecuentes (FAQs), guías, controles de progreso, software de simulación, juegos, ejercicios interactivos, y más. ¿Realmente esperas que el alumno consiga la mayor cantidad de lecciones sin guía alguna?

6 DIFICIL  ACCESO AL CURSO

Mito. Todos saben cómo acceder al LMS. No hay razón para que el alumno tenga problemas entendiendo cómo acceder al curso y empezarlo.

Realidad. Es primordial entender que las personas no toman cursos e-learning todas las semanas. En términos computacionales, las lecciones de e-learning son aplicaciones usadas con poca frecuencia. Y cuando sólo accedes a una aplicación una o dos veces al año, es fácil olvidar los detalles de navegación respecto de los lugares por los que debes transitar. Entonces, ¿cómo podemos ayudar?

•Sé específico. Cuando notificas a tus alumnos sobre la disponibilidad de un curso, asume que ellos nunca antes han tomado un curso e-learning, y dales cualquier detalle para empezar el curso. Si es posible, provee un enlace en el email para que ellos puedan fácilmente hacer clic y empezar la lección.

•Sé consistente. Piensa bastante sobre la forma más simple para que los alumnos accedan a sus lecciones de e-learning, y luego resístete a cambiar ese método de acceso. Si un alumno accede a un curso en Enero y luego no toma otro hasta Junio, éste accederá más fácilmente si el método es el mismo.

•Publica en forma inteligente. Si estás ofreciendo en curso en LMS, tu administrador de LMS debería publicarlo de tal forma que lo presente en la página principal del alumno. La mayoría de los sistemas LMS permiten desplegar el curso en la página principal del alumno o en el catálogo de cursos. Cuando sea posible, no hagas que el alumno busque en el catálogo de cursos.

Use estos enfoques prácticos para lidiar con un jefe de mal humor.

• Abra las líneas de comunicación. No tenga miedo de preguntarle a su jefe qué está pasando. Las personas necesitan a alguien con quien hablar cuando se sienten tristes o infelices. Eso además puede darle a usted la oportunidad de saber si algo que está haciendo, o dejando de hacer, puede haber causado la molestia.
• Vaya un paso adelante. Haga algo que usted sepa que a su jefe le gustaría que hiciera pero no se lo ha pedido aún. Un pequeño esfuerzo extra en días difíciles hace más fácil de llevar la tensión de los demás.
• Tome un respiro. Si el estado de ánimo de su jefe le está causando ansiedad, tómese un respiro, si es posible. Un poco de ejercicio y cambiar de escenario podrá mejorar enormemente nuestro estado mental.

Por encima de todo, recuerde ser paciente y no confrontacional, entrar en una discusión con un jefe que está en un estado irritable sólo hará que las cosas empeoren.

Adaptado de “How To Deal With a Cranky Boss”, Mitzi Ellis, www.esquiregroup.com

Después de investigar y seleccionar todas las herramientas del desarrollo de e-learning que necesitabas para escribir tu primera lección, tuviste que “arremangarte las mangas” de la  camisa y producir un excelente y cautivante curso de e-learning. Realmente es genial, y más importante aún, incluye todos los métodos de aprendizaje fundamentales que revisaste en tu capacitación acerca de diseño instruccional. Tú sabes que los participantes internalizarán los conceptos que les entregaste, en la medida que avancen en el módulo.

¿Qué podría salir mal?

Desafortunadamente la respuesta es muchas cosas.

Sería  bueno pensar que un curso de e-learning bien diseñado puede sobrellevar cualquier obstáculo en su camino y ayudará a todos los participantes a que lo lean. La realidad, sin embargo, es que muchos de los buenos cursos de e-learning no han resultado por razones que no tienen que ver con su diseño y contenido. Aquí hay siete de las razones más comunes del por qué falla el e-learning y las soluciones para alcanzar un gran éxito con esta metodología.

1 DISPARAS Y OLVIDAS

Mito. Todo el mundo sabe que has estado ocupado los últimos dos o tres meses desarrollando un curso de e-learning. Enviaste un email para informar a tus participantes que se encuentra disponible, así que asumes que ellos verán el curso y se entrenarán.

Realidad. No puedes enviar tu notificación “curso listo” y esperar que tu audiencia vaya a completar el curso dentro de los próximos cuatro a cinco días. El mundo simplemente no funciona de esa forma. Hay unos pocos pasos que  necesitas seguir para que tu curso no acumule polvo y no se convierta en un software virtual que es guardado sin ser utilizado.

•Agenda la cita. Esta etiqueta “Agendar la cita” puede ser menos usada en tus círculos sociales, pero el envío previo de notificaciones/citas, son muy utilizadas en los círculos de negocios. Hoy en día, las agendas del mundo de los negocios están muy ocupadas como  para anunciar un curso y luego esperar que la organización se haga el tiempo necesario para tomarlo dentro de los próximos días.

•Fechas límite. Olvida lo que has escuchado  acerca de la maravillosa, autogestión y autoadministración en pasos y ritmos naturaleza del e-learning. Si quieres que tus participantes completen el curso, asígnales una fecha límite para completarlo.

•Soporte de gestión. Te gustaría pensar que los participantes tienen el suficiente tiempo libre y motivación intrínseca para tomar y completar tu curso de e-learning. Sin embargo, la mayoría de los casos de estudio, prueban  exactamente lo contrario. Mucha más gente tomaría y completaría el curso si creen que su jefatura o la gerencia apoyan tal iniciativa.

2 NO TE PREOCUPAS POR LAS EVALUACIONES

Mito. Las evaluaciones del E-learning son sólo en papel. No necesitas preocuparte de estas hasta que el curso se haya completado.

Realidad. La evaluación final tiene varios propósitos. El primero y más importante, se relaciona con poder aseverar que el alumno ha dominado el contenido del curso, o con el advertir  que este requiere revisar la información del curso. También puede ser usada para hacer seguimiento del desarrollo profesional del alumno o de los requerimientos de certificación.  El-learning permite realizar más fácilmente seguimiento y reportes, pero para ello hay que planificarlo. No pienses en la evaluación como  un evento único asociado al  fin del curso.

Con e-learning, puedes también querer usar la evaluación para indicar el fin del curso, y en ese caso, debes decidir con cuidado:

•La dificultad de la evaluación (¿Quieres que los alumnos respondan preguntas simples que confirmen el conocimiento general del contenido del curso, o si es crítico que los alumnos tengan dominio de todos los detalles del contenido del curso?)

•Las consecuencias y los pasos para rectificar las fallas de la evaluación.

Finalmente, si entregas el curso a través de un sistema  que permita la administración del aprendizaje, puedes necesitar elegir entre construir la evaluación  en tu herramienta de desarrollo de e-learning o tu LMS (Sistema de Administración del Aprendizaje. Hay muchos pros y contras para cada opción. Asegúrate de discutir los asuntos con el administrador del LMS y un experto en la materia del curso para garantizar que has tomado la opción correcta.

3 IGNORAS EL AMBIENTE DE TRABAJO

Mito. Has entregado instrucciones importantes para la nueva herramienta de software en tu módulo de e-learning, por lo tanto no necesitas información adicional que considere el ambiente de trabajo del alumno. Esto podría “saturar el contenido del aprendizaje”.

Realidad. Nos gustaría pensar que las largas horas dedicadas a construir cursos de entrenamiento exhaustivos provee de toda la guía que se necesita para ayudar al alumno corporativo de hoy. Sin  embargo, estudios han mostrado claramente, que nuestros cursos de entrenamientos formales no proveen una solución completa. De hecho, aproximadamente el 80% de todo el aprendizaje en un ambiente corporativo es brindado por el entrenamiento informal. Si no hablamos de estos canales de aprendizaje informal, estamos limitando significativamente la efectividad del aprendizaje.

No importa cuánto aprecies tu excelente curso de e-learning, necesitas ser práctico cuando se trata de ambientes laborales. Cuando las personas necesitan información de una lección de entrenamiento que tomaron en el pasado, ellos no van a querer registrarse en el LMS (Sistema de Administración de Aprendizaje), encontrar el curso, abrirlo, y navegar a la sección donde se encuentra la información. Esto es extremadamente ineficiente, y, en muchos casos, el acceso del alumno podría haber expirado.

Para ayudar a que tu lección de e-learning tenga éxito, asegúrate de indicarles a los alumnos todos los sistemas relevantes de soporte y las asistencias de trabajo que los ayudarán con sus tareas. Adicionalmente, es necesario proveer información de contacto con el personal que pueda ser capaz de ayudar – tal como la mesa de ayuda de Tecnología de la información de su compañía. No les des, solamente, pescado a tus alumnos. Enséñales a pescar.

4.- TE OLVIDAS DEL LMS (Sistema de Administración de Aprendizaje)

Mito. Tu trabajo es elaborar el curso. No hay necesidad de preocuparse por el despliegue del curso en tu LMS.

Realidad. Si tu lección de e-learning va a ser implementada en un LMS, no es prudente asumir que trabajará perfectamente cuando administrador de LMS lo agregue al sistema. Primero, debes determinar la configuración de publicación que trabaja mejor en tu LMS, publicar un prototipo, y luego probarlo en el LMS para asegurarse que la lección funciona sin errores.

Si ignoras la influencia del LMS, también ignoras una de las más importantes interfaces de los alumnos,  así como el primer obstáculo que necesitará para atraerlos durante el curso de e-learning.

Para desarrollar una lección completa de e-learning, debes entender la interfaz y las características de tu LMS. Debes asegurar que tu notificación por email entrega instrucciones explícitas para comenzar la lección y que ésta contiene instrucciones explícitas para usar las características integradas de la lección con el LMS.

5.- NO TE PREOCUPAS  DE ENSEÑAR SOBRE EL USO DE LA INTERFAZ DE E-LEARNING

Mito. Los cursos de e-learning son intuitivos, por lo tanto no hay necesidad que enseñes a los alumnos sobre cómo usar los controles de e-learning.

Realidad. Hoy día las lecciones de e-learning están años luz de las viejas lecciones. Más aún el que no haya una interfaz estándar, implica que, incluso un alumno en línea avanzado, puede sufrir problemas con los controles electrónicos.

Los botones de avanzar y retroceder son fáciles. Pero hoy en día los cursos tiene glosarios, archivos adjuntos, respuestas a preguntas frecuentes (FAQs), guías, controles de progreso, software de simulación, juegos, ejercicios interactivos, y más. ¿Realmente esperas que el alumno consiga la mayor cantidad de lecciones sin guía alguna?

6 DIFICIL  ACCESO AL CURSO

Mito. Todos saben cómo acceder al LMS. No hay razón para que el alumno tenga problemas entendiendo cómo acceder al curso y empezarlo.

Realidad. Es primordial entender que las personas no toman cursos e-learning todas las semanas. En términos computacionales, las lecciones de e-learning son aplicaciones usadas con poca frecuencia. Y cuando sólo accedes a una aplicación una o dos veces al año, es fácil olvidar los detalles de navegación respecto de los lugares por los que debes transitar. Entonces, ¿cómo podemos ayudar?

•Sé específico. Cuando notificas a tus alumnos sobre la disponibilidad de un curso, asume que ellos nunca antes han tomado un curso e-learning, y dales cualquier detalle para empezar el curso. Si es posible, provee un enlace en el email para que ellos puedan fácilmente hacer clic y empezar la lección.

•Sé consistente. Piensa bastante sobre la forma más simple para que los alumnos accedan a sus lecciones de e-learning, y luego resístete a cambiar ese método de acceso. Si un alumno accede a un curso en Enero y luego no toma otro hasta Junio, éste accederá más fácilmente si el método es el mismo.

•Publica en forma inteligente. Si estás ofreciendo en curso en LMS, tu administrador de LMS debería publicarlo de tal forma que lo presente en la página principal del alumno. La mayoría de los sistemas LMS permiten desplegar el curso en la página principal del alumno o en el catálogo de cursos. Cuando sea posible, no hagas que el alumno busque en el catálogo de cursos.

7.- IGNORAS LAS CONFIGURACIONES DE LAS ESTACIONES DE TRABAJO

Mito. Tu curso de e-learning corre en un navegador web, entonces no necesitas preocuparte de la configuración de los tiempos de trabajo de los alumnos.

Realidad. Desde que eres un diseñador de cursos experimentado, sabes que debes revisar cuidadosamente tu trabajo desde el comienzo hasta el fin, antes que esté listo para ser liberado públicamente. Sin embargo, en el mundo del e-learning revisar las preguntas y respuestas en tu sistema simplemente no es suficiente.

A menudo habrá una variedad de configuraciones de los tiempos de trabajo de los alumnos. No olvides que tu audiencia puede estar haciendo el curso desde sus oficinas en casa. Aquí hay algunos elementos de los computadores que pueden frustrar tu lección de e-learning:

•Browsers. Si tu lección funciona con un navegador web, sería inteligente probar tu lección de e-learning en la última versión de los tres más grandes navegadores: Internet Explorer, Firefox y Netscape. Si tienes usuarios de Mac, asegúrate de agregar Safari a la lista.

•Flash. Las buenas noticias son que, de acuerdo a la Corporación Internacional de Datos (International Data Corporation), el 98,8% del “mercado maduro” de usuarios de PCs pueden ver Flash 7 o superiores. Las malas noticias son que Flash 7 actualmente tiene varios años más, por lo que las actualizaciones de Flash ocurren frecuentemente. Si el computador en donde se desarrolló el curso fue con Flash 10, existe una posibilidad que tu lección de e-learning pueda funcionar bien en tu sistema, pero no en el de los demás. Prueba tu lección en todos los niveles de Flash que posean los alumnos.

•Resolución de pantalla. La mayoría de las herramientas para desarrollar e-learning omiten publicar en un tamaño  de pantalla que funcione en casi todos los computadores. Pero te puede sorprender ver cómo tus lecciones aparecen cuando funcionan en un monitor de 14 pulgadas que despliega en una resolución de 640×480. Si es posible, prueba una variedad de resoluciones –pero no entres en pánico si encuentras problemas. Simplemente agrega un mensaje al comienzo de la lección declarando que la lección debería funcionar en una resolución específica.

•Audio. Así como es verdad que la configuración por defecto para los PC incluyen tarjetas de sonido y algunos tipos de parlantes internos, también es cierto que algunos departamentos de TI los extraen para evitar distracciones en el lugar de trabajo. Revisa con tu equipo  TI para ver si tu audiencia tendrá algún problema en esta área. Si el ruido va a ser un problema, invierte en audífonos y distribúyelos a los alumnos que estén inscritos en las clases de e-learning. T+D

“En términos computacionales, las lecciones de e-learning son aplicaciones usadas con poca frecuencia. Cuando sólo accedes a una aplicación una o dos veces al año, es fácil olvidar los detalles de la navegación por los lugares a los cuáles debe ir. Entonces, ¿cómo podemos ayudar?”

Mark Simon es el director de e-learning en el Eliassen Group en Boston y tiene más de 20 años de experiencia en diseños corporativos, desarrollo, y entrega de e-learning y entrenamiento con instructores; msimon@eliassen.com

Estimuladas por el crecimiento global, la competencia global, y la reciente crisis económica, las compañías se están reestructurando con mayor frecuencia y más rápidamente. Tales desmantelamientos y re-ensamblamientos, cuando son frecuentes en una estructura organizacional, crean brechas en el liderazgo en todos los niveles de la organización. Cubrir estas brechas de liderazgo en este tipo de ambiente es un gran desafío para las compañías que se encuentran en rápido cambio.

El artículo del Instituto de Productividad Corporativa (i4cp) llamado “Reporte de lo más destacado de la Planificación de la Sucesión”, encontró que el 34 por ciento de las organizaciones con más de 10.000 empleados no están preparadas para suplir estos roles de liderazgo. El reporte también concluye que la planificación de sucesión estará dentro de los cinco desafíos que los ejecutivos afrontarán en el futuro.

Las compañías tradicionalmente usan la planificación de sucesión para identificar a los empleados que estén más capacitados para ocupar las vacantes de los niveles ejecutivos. Los sucesores identificados son capacitados por un largo período de transición para esos roles, esperándose que ellos los desarrollen finalmente. Sin embargo, este modelo de sucesión, no cumple con las necesidades de las compañías que deben adaptarse con celeridad a los cambios que ocurren en los negocios hoy en día.

UN TEMA DE TIEMPO

Para sobrevivir en la tirante economía global, una rápida reestructuración organizacional requiere de la capacidad de planificar la sucesión para cubrir rápidamente la gran falta de liderazgo que se genera. Las compañías no disponen del tiempo requerido para realizar la planificación de sucesión tradicional y así cubrir esta falta de liderazgo. En un artículo de marzo del 2009 de T+D titulado “Transición Exitosa de Liderazgo”, se menciona la inversión a largo plazo como una de las barreras para la implementación exitosa de planes de sucesión. Como resultado, no son preparados suficientes sucesores para la transición en las vacantes creadas durante las reestructuraciones.

La rápida reestructuración organizacional puede también cambiar drásticamente las necesidades de liderazgo en los niveles medios y bajos de la empresa. Desafortunadamente, los planes tradicionales de sucesión usualmente descuidan las brechas de liderazgo en tales niveles. Una propuesta más rigurosa y estructurada para planificar la sucesión (una que se enfoque en preparar a todos los empleados para roles de liderazgo, no solo aquellos que se encuentran en el camino a ser CEO) pueden mejorar la rapidez de las transiciones a las nuevas estructuras organizacionales.

Cuando los planes de sucesión tradicionales fallan al intentar suplir las vacantes de líderes después de una reorganización, las empresas no tienen opción de ubicar empleados en puestos de liderazgo con poca o nula preparación para hacerse cargo de sus nuevas responsabilidades. Los líderes sin preparación interfieren en la eficiente gestión de equipos que se requiere para asegurar que sean alcanzadas las metas de la reestructuración.

Además, los roles de liderazgo pobremente ocupados en los niveles medios y bajos de la organización interrumpen la cohesión necesaria del equipo para mantener el rendimiento durante una reestructuración. Las reestructuraciones frecuentes, sin embargo, crean más que sólo brechas de liderazgo. También crean brechas en el conocimiento acumulado por la empresa.

EL FACTOR CONOCIMIENTO

Cuando los líderes cambian su roles antiguos por los nuevos, el conocimiento tácito, respecto a las normas de los equipos, los estilos de comunicación, los incentivos relevantes, y otros factores, se mueven en conjunto a la transición del líder a su nuevo rol. Este cambio crea brechas en el conocimiento organizacional que se desarrolló.

En empresas que frecuentemente se reestructuran, la transición de los nuevos líderes de gestionar individuos y equipos, da poco tiempo para adquirir este conocimiento tácito y deben descubrir cómo se gestiona mejor un gran número de empleados. Por lo tanto, el conocimiento necesario para ejecutar exitosamente los deberes del cargo de líder lo pierden tanto los empleados (son quienes más lo necesitan) como la organización.

Además, los empleados con nuevos roles de liderazgo no se les entrega ninguna capacitación antes de empezar a trabajar en sus nuevos trabajos. Los modelos de planificación de sucesión tradicional no incorporan el desarrollo de liderazgo y en consecuencia no pueden controlar las brechas de conocimiento creado luego de frecuentes esfuerzos de reestructuración.

Los líderes sin preparación interfieren en la eficiente gestión de equipos, requerida para asegurar que sean alcanzadas las metas de la reestructuración.

PRÓXIMOS PASOS DE LA SUCESIÓN

Para lograr una mejor planificación de la sucesión, que sea capaz de soportar rápidas y frecuentes reestructuraciones, se requiere de planes de sucesión que no sólo identifiquen líderes potenciales, sino que desarrollen y preparen a los empleados para sus nuevos cargos de liderazgo. Mientras pueda parecer que expandir la cobertura del plan de sucesión sea contraproducente para soportar reestructuraciones rápidas y frecuentes, el hecho de usar un enfoque Web 2.0 para incorporar gestión de conocimiento y desarrollo de liderazgo dentro de la planificación de la sucesión puede hacerlo más eficiente.

Una de las fortalezas de la tecnología Web 2.0 es su habilidad de capturar y proveer información en forma constante y distribuida para todos los empleados en una compañía. Los ejecutivos pueden usar información obtenida usando herramientas Web 2.0 cuando preparan las reestructuraciones de la empresa, tales como redes de mapeo social en una empresa y monitorear blogs y foros para la rápida identificación de nuevos líderes necesarios para ejecutar una reestructuración.

Joseph Christy, director del Departamento Juvenil de Washington en Oregón, advierte que mientras más eficiente es la gestión del equipo y más amplia sea la forma como el liderazgo se despliegue en la organización, mayor será su habilidad para disminuir las transiciones de liderazgo más grandes.

Entregando capacitación sobre liderazgo en múltiples modalidades de la tecnología Web 2.0, tales como seminarios, wikis, videos, y herramientas online, pueden permitir que el desarrollo de liderazgo ocurra transversalmente e incluya todos los niveles de la organización, preparando a todos los empleados para tomar las responsabilidades y adaptarse rápidamente a los nuevos roles de liderazgo en el largo plazo. Además, el uso de redes sociales, como herramientas de apoyo para el rendimiento, les permiten aumentar rápidamente la capacidad para ejecutar las nuevas tareas asignadas.

Seguir el antiguo camino de pensar en planear la sucesión en forma separada al desarrollo de liderazgo y el apoyo al desempeño, dificultará la capacidad de la compañía para ajustarse rápidamente a la reestructuración organizacional. Una mejor forma de pensar en la planificación de la sucesión es incorporando sinérgicamente la gestión de conocimiento, desarrollo de liderazgo, y apoyo al desempeño, para identificar, desarrollar y realizar la transición  de los empleados a sus nuevos roles. A continuación, se presentan algunas ideas para dirigir estos tres aspectos y así, aunar la planificación de la sucesión con las necesidades de rápida y frecuente reestructuración organizacional.

Identifique rápidamente los líderes potenciales:

• Desarrolle un diagrama de red social que haga seguimiento de los empleados a quienes acuden los demás en busca de información, y actualice el diagrama mediante entrevistas a los empleados cada tres o cuatro semanas.  Compare el diagrama de red contra el organigrama para considerar los alcances de relaciones entre los potenciales líderes que hay para elegir al sucesor.
• Construya y monitoree un blog dirigido a quienes quieran ser líderes, usando alimentación por RSS,  que provea los valores, ética, creencias, y expectativas de la organización sobre el liderazgo. Las respuestas de los candidatos, que sean congruentes con los valores, ética, y creencias de la organización  indica que son buenos candidatos para desempeñar roles  de liderazgo.
• Construya y monitoree un foro que permita proveer información a los empleados sobre qué habilidades administrativas funcionan mejor y deberían seguir, además de las características y competencias que los potenciales lideres necesitan tener para la reestructuración. Compare esta información con las evaluaciones de desempeño de los candidatos a líderes. Aquellos que coincidan más tendrán gran éxito como líderes.

Expanda la preparación para el liderazgo:

• Incorpore un programa de capacitación para los potenciales líderes dentro del proceso de planificación de la sucesión –uno que permita que los empleados de cualquier nivel de la organización, desarrollen habilidades para asumir un nivel que requiera mayor liderazgo. Use una metodología de entrenamiento individual de auto evaluación, y re-evaluación, que permita el monitoreo individual de desarrollo. También, provea múltiples pasos de desarrollo dentro del programa para liderar individuos (por ejemplo, líder de proyecto), liderar grupos (por ejemplo, líder de equipo o jefatura), y liderar organizaciones (por ejemplo, director de departamento o vicepresidente) de tal manera que los empleados tengan múltiples puntos de entrada y salida. Esto les entrega a los empleados know-hows sobre los cambios en los liderazgos de la compañía.
• Entregue una metodología de aprendizaje semi-presencial que tenga videos de líderes salientes o retirados que provean estilos de liderazgo en la compañía, así como ejemplos contextuales de buenas prácticas y lecciones aprendidas tales como material para aprender antes de entrar a la sala de clases.
• Use múltiples medios de comunicación  como wikis, cursos de e-learning, y sesiones cara a cara para proveer a los empleados de acceso a capacitación continua sobre liderazgo. Use el contenido del programa de desarrollo de liderazgo en actividades que contengan pregunta-respuesta-acción, y deles accesos a este material a todos los empleados.
• Establezca un grupo de práctica de liderazgo mediante la reunión de empleados que contribuyan en los wikis, publicar portafolio de ejemplos de cómo ellos practican el liderazgo, y entregue actividades en duplas para revisar las metodologías

Transición rápida de los nuevos líderes:

• Solicítele al líder saliente que tenga sesiones para compartir información con el líder entrante, a través de historias y consejos prácticos. Grabe estas sesiones en formato de video y audio, y agréguelos a los recursos de aprendizaje del programa de desarrollo de liderazgo.
• Use al equipo de líderes para darles la bienvenida a los nuevos líderes,  reservando al responsable del equipo para que efectúe las introducciones, y el recorrido por los valores y estándares de liderazgo establecidos en la compañía.
• Envíe un link dentro de un email, el día uno en su nuevo rol, a los nuevos líderes, sobre los recursos de aprendizaje de pregunta-respuesta-acción. Cuando los nuevos líderes tengan problemas o dificultades, ellos serán capaces de buscar los recursos para obtener rápidamente respuesta y tomar acciones.
• Cree un sitio en la intranet que provea recursos de conocimientos para los nuevos líderes en un estilo “todo lo que necesites”. Organice la información relevante según el nivel de liderazgo y área de la organización en el que el nuevo líder ha sido asignado. Esto permitirá que los problemas de liderazgo sean resueltos rápidamente.

Para llegar a ser experto en el desempeño sustentable y asegurar que las metas de las iniciativas de la organización se logren durante las frecuentes reestructuraciones organizacional, las compañías necesitan expandir los modelos tradicionales de planificación de sucesión para no sólo identificar a los potenciales líderes, sino que también, mediante la ayuda de las herramientas Web 2.0, para el desarrollo y la transición de ellos en sus nuevos roles.

La planificación de la sucesión, cuando se combina con gestión del conocimiento y los programas de desarrollo para los potenciales líderes, pueden rápidamente identificar líderes potenciales a partir de un gran conjunto de empleados listos para hacerse cargo de roles de liderazgo. Herramientas Web 2.0 pueden ayudar a los empleados en sus nuevos roles de líderes a tener una transición exitosa con la ayuda  de eficientes equipos de líderes  y grupos de práctica.

Por Robert Kleinsorge T+D

Usted puede aprender valiosas lecciones sobre cómo manejar a sus colaboradores, preocupándose por la manera en que un buen servicio representa una alianza con sus clientes. A continuación entregamos el conjunto de recomendaciones más relevantes:

a)      Escuche Cuidadosamente: Usted puede en ocasiones transformar las quejas y/o problemas de sus colaboradores en valiosas oportunidades. Cuando usted conoce o identifica un problema de un colaborador que lo tiene preocupado, es posible que otros miembros de su staff, puedan sentirse de la misma manera. Usted puede tomar acciones sobre este tema antes de que se transforme en un problema mayor.

b)      Eco: Repita lo que a sus colaboradores les preocupa para mostrar que usted ha comprendido su inquietud y/o problema. Ejemplo: “Déjenme estar seguro de que entiendo: “Tu computador sigue fallando mientras tú te encuentras en la fecha límite del proyecto, piensas que es tiempo de cambiarlo”, ¿cierto?

c)      Empatice: Si un colaborador está enojado, usted puede calmarlo estando de acuerdo con lo que a él le aflige. Ejemplo: “Basado en lo que tú me dices, entiendo por qué estás molesto”.

d)     Evaluar opciones con el colaborador: Revisar juntos los pasos a seguir para resolver un problema.

e)      Dar las gracias: Elogie al colaborador por señalar un problema y entréguele la posibilidad de arreglarlo. Ejemplo: “Agradezco que me hayas hecho saber sobre las equivocaciones en la producción. Hablaré con el encargado para ver qué podemos hacer para evitar futuros problemas y agradeceré tu colaboración en ello”.

f)       Seguimiento: Informe a los colaboradores sobre los pasos que se han seguido para solucionar los problemas.

Adaptado de “Customers From Hell”, Chris Warren, Kinko´s Impress, Forbes Custom Communication Partners, www.forbesinc.com