La adaptación de una persona a su nuevo trabajo es algo difícil y estresante para la mayoría de los nuevos empleados. Aunque uno conozca los productos o servicios que la empresa o Institución provee al mercado, estar adentro de la empresa es distinto. Las variables claves para entender esta experiencia son los compañeros de trabajo; la visión y misión de la empresa; la tecnología y los procesos utilizados; la cultura organizacional; y el mercado en el que se desenvuelve la organización. Revisemos cada uno de estos aspectos para ver cómo se pueden considerar en un proceso de inducción.
Lo primero con lo que se encuentra un postulante recién ingresado es con su Jefe y con sus compañeros de trabajo. La amabilidad y cordialidad al ingresar a la oficina o local, el que alguien se dé el tiempo para explicar el entorno físico, desde donde están los baños a cómo funcionan las comunicaciones o dónde se almuerza, son detalles que la van diciendo al nuevo colaborador qué es lo que le espera para adelante. Una buena práctica para abordar este punto es asignar a alguien que tenga una pauta con los detalles prácticos que le tiene que explicar a la persona nueva. Es mejor organizarlo que dejarlo al azar, esta es una etapa de detalles sutiles. Por ejemplo, establecer una pauta de visita para el recorrido de las instalaciones físicas, junto con una presentación o video para mostrar los lugares que estén fuera de la ciudad o del país. Dependiendo del cargo, es recomendable que se le entregue una pauta definida con fecha y hora para la visita a las demás instalaciones que no se puedan visitar el primer día.
La visión y la misión de la organización merecen un capítulo especial en la inducción. Es muy importante que el nuevo colaborador entienda el negocio, el sentido, lo que sostiene a la empresa o Institución. Por ejemplo, se debería escuchar directamente del líder máximo de la organización, que puede ser el Gerente General, el accionista principal, el Alcalde o el Presidente de una Fundación, la visión de lo que quieren lograr y la forma como pretenden hacerlo. También le puede ser muy útil escuchar al nuevo empleado cuáles son los principales desafíos que tiene la empresa para alcanzar sus objetivos, algo de su historia, de sus éxitos y fracasos. Si es que no puede ser en vivo y en directo, este mensaje se podría grabar para tenerlo disponible como parte del programa de inducción. El ideal sería que las personas nuevas pudiesen hacerle preguntas a sus líderes usando la tecnología.
La tecnología y los procesos son otro aspecto trascendental para una nueva persona. Al conocer los procesos y las tecnologías asociadas, el nuevo empleado va a entender mejor los desafíos de su propia empresa y cómo se inserta el rol que asumirá en su nuevo cargo. Lo ideal es que la persona reciba un mapa de los procesos, y una descripción general de las tecnologías que se utilizan en cada etapa relevante. De esta revisión el nuevo colaborador va a identificar en qué aspectos necesita capacitarse en mayor profundidad, en cuales puede hacer un mayor aporte basado en su experiencia y estudios previos, y al mismo tiempo se va a motivar al entender mejor de qué se trata su nuevo trabajo.
La cultura organizacional, es decir, la forma prevaleciente en la que piensan, sienten y actúan las personas, es algo que se aprenden sólo mediante la interacción con los demás. La cultura influye en las prioridades que le dan en la organización al logro de las metas, y cuánto énfasis se coloca en ellas al tomar decisiones. Por ejemplo, cuando los objetivos implican cambios en la organización o las personas, cuán flexible es el cumplimiento de los plazos en función de las necesidades de las personas involucradas. La formalidad de las comunicaciones es otro de los tantos aspectos en los que incide la cultura dentro de la empresa. Por ejemplo, cuán necesario es dejar todo por escrito y por email, o bien cómo se manejan las comunicaciones cuando es entre distintos niveles organizacionales.
El sentido de la organización está en su mercado objetivo. Es fundamental entender para qué existe la empresa y qué esperan sus clientes o usuarios. Después de todo, ellos son los que hacen que la Institución exista. Por ejemplo, si se trata de una comercializadora de ropa de jóvenes y adolescentes, la nueva persona debería conocer al menos las preferencias de ropa en los distintos segmentos, las modas actuales, y la cadena de distribución de la empresa. Si se trata de una Institución de Salud, es importante conocer el tipo y alcance de los servicios que se entregan, las principales características de los pacientes que asisten o compran los servicios, y las necesidades más relevantes para su atención.
Todo lo que he comentado es adicional, naturalmente, al entrenamiento en las habilidades y conocimientos específicos que se requieren para el cargo particular al que ingresa la persona. Un vendedor, por ejemplo, necesitará conocer en detalle los productos que vende, los procedimientos que se utilizan para despacharlos a los clientes, los precios y condiciones de venta. El desafío de esta parte del entrenamiento es que surgen aspectos que pudiesen no estar claros en la empresa, y que hacer notar una oportunidad de mejora.
El objetivo de la inducción es acortar al máximo la curva de aprendizaje del nuevo empleado, logrando su mejor desempeño en el menor tiempo posible. Eso incluso se puede medir para tener un indicador de la calidad de su propio programa de inducción. Por ejemplo, se podría aplicar una breve encuesta al supervisor directo del nuevo empleado, para que identifique todas las situaciones en las que el trabajador tuvo un desempeño menor al esperado debido a falta de conocimiento o habilidades incluidas en la inducción.
Eduardo Saleh Sabat
Psicólogo Organizacional
Febrero 2016