Si ha intentado aplicar técnicas de mejoramiento de procesos en su lugar de trabajo, y no ha tenido éxito, no está solo. Los intentos de generar más orden y productividad en las empresas a menudo utilizan técnicas de mejoramiento centradas en el proceso como Lean o el Sistema de producción de Toyota, que se desarrollaron originalmente para mejorar el trabajo físico y altamente repetitivo propio de las fábricas. Desafortunadamente, tales intervenciones a menudo son resistidas y rara vez producen mejoras significativas. Cuando trabajamos con médicos, abogados, profesionales de finanzas, ingenieros y diseñadores, a menudo escuchamos afirmaciones como" mi trabajo es diferente de lo que sucede en una fábrica, no se puede estandarizar ", dice Don Kieffer, profesor titular en Gestión de Operaciones en MIT y Socio Gerente de ShiftGear Work Design. “El trabajo intelectual es diferente”. Pero contrariamente al argumento de que la mejora de procesos "solo funciona en la fábrica", mi experiencia es que, cuando se aplican correctamente, los conceptos y principios que sustentan los métodos de Toyota y Lean “producen resultados más poderosos y mucho más rápidos en la oficina". Si bien la ingeniería, las finanzas o las Tecnología de la información no pueden estandarizarse de la misma manera que una operación de producción, Kieffer cree que se pueden entender y mejorar dramáticamente a través del diseño dinámico de trabajo. “El enfoque de ShiftGear es comprender el trabajo utilizando los principios del diseño del trabajo, proponer herramientas y métodos que se ajusten a ese trabajo, e involucrar a las personas que realizan el trabajo para descubrir rápidamente la mejor forma, no imponerlos desde un tipo de trabajo u organización diferente" En su programa del MIT Sloan Executive Education: Implementando estrategias de mejora – Diseño de trabajo dinámico, los socios de Kieffer y ShiftGear Nelson Reppening (un profesor de MIT Sloan) y Sheila Dodge presentan herramientas prácticas y métodos para lograr esfuerzos de mejora sostenibles de cualquier escala, en cualquier industria y en cualquier función, su método ha demostrado que funciona en empresas tan diversas como petróleo y gas, secuenciación de ADN e ingeniería, en la escala de problemas discretos o esfuerzos estratégicos de toda la empresa.
Los cuatro principios del diseño dinámico de trabajo
Más de 20 años de investigación, consultoría y colaboración han llevado a Keiffer y sus colegas a cuatro principios que, en su opinión, "cambian el juego" sobre cómo diseñar y mejorar el trabajo, sin importar qué tipo de trabajo sea:
Vuelva a conciliar la actividad con la intención: obtenga una visión clara de la misión y los objetivos, y luego optimice el conjunto de actividades necesarias para lograrlos. El trabajo debe diseñarse de modo que cada actividad esté unida para cumplir los objetivos deseados.
Conecte la cadena humana a través de activadores y controles: sin reglas pre especificadas, las personas generalmente esperan demasiado para pedir ayuda y los líderes no se presentan con la frecuencia suficiente. Un buen diseño de trabajo incorpora alertas y controles que indican a los equipos y gerentes que deben reunirse para resolver la ambigüedad y solucionar problemas, a menudo en tiempo real.
Solución estructurada de problemas y creatividad: los métodos estructurados de solución de problemas mitigan nuestro deseo inherente de saltar a las soluciones y nos alientan a realizar un adecuado análisis utilizando tanto los datos disponibles como la investigación.
Reto óptimo: los sistemas no funcionan si incluyen una carga de trabajo muy baja o muy alta. Poner la cantidad correcta de estrés en el sistema de trabajo ayuda a lidear con los problemas, y a la vez que permite suficiente tiempo para resolverlos.
Ya sea que su empresa tenga 50, 500 o 5,000 empleados, estos principios pueden ayudar a conectarlos al flujo de trabajo que cumple con los objetivos de su organización.
Traducido de MIT Sloan Executive Education: Wednesday, Aug 20, 2017. “Technology, Operations and Value Chain Management Strategy and Innovation". Todos los derechos reservados.