Nuevamente llegó el fin de año y la evaluación del desempeño pasa a ser un tema relevante. Como el día y la noche, después de un año de trabajo viene el período de evaluación. El proceso es siempre estresante, tanto para el evaluador como para el evaluado. Te recomiendo tener en mente estas cinco ideas para mejorar este proceso
Recuerda que la evaluación del desempeño resulta mucho más útil cuando se ejecuta en forma continua a lo largo del año. De hecho, como la permanencia de las personas en una empresa ha ido disminuyendo, el periodo de la evaluación debería acortarse a menos de un año, es decir, las metas se deberían establecer por semestres y ojalá por trimestres. Esto implica que se deberían hacer de manera cada vez más ágil y simple, que hagan compatible la evaluación con períodos más cortos.
La esencia de este proceso es lograr el cambio en el día a día, no sólo al final. Por eso sugiero que lo llames revisión más que evaluación del desempeño, lo que da la idea de que es algo habitual y que forma parte del trabajo. Las conversaciones del desempeño son parte del rol del jefe, que consiste no sólo en hacer el trabajo operativo sino lograr que tu equipo lo haga. De hecho, si es que tu agenda está llena de tareas operativas más que de coordinación y supervisión, lo más probable es que estés viviendo la trampa de la delegación inversa, que consiste en hacer el trabajo que no hace tu equipo con tal de lograr tus metas. Al final, esto siempre termina en agobio y falta de tiempo.
Para apreciar cuánto has incorporado la tecnología, aunque sea en el aspecto más básico, revisa cuantas anotaciones respecto del desempeño de cada persona de tu equipo tienes anotadas en una hoja de Word. Si no tienes una hoja para notar los eventos relevantes que observaste durante el período a evaluar de cada persona, quiere decir que es tiempo de comenzar a utilizar la memoria electrónica. Nunca es tarde para comenzar a utilizar la tecnología.
Se requiere de mucha perseverancia y disciplina para mantener el hábito de dar feedback en tres pasos. La operación diaria consume mucho tiempo, entre llamados telefónicos, reuniones virtuales o presenciales, resolver problemas puntuales o atender los requerimientos de tu jefe o de otras áreas. Al final del día, deberías destinar al menos unos minutos para revisar qué es lo que hizo bien cada persona de tu equipo y qué es lo que esperarías que haga distinto. El segundo paso es anotarlo en una hoja para cada miembro de tu equipo, y luego destinar algunos minutos para darle el feedback respectivo. Si no le pones día y hora para este hábito, es muy difícil que logres hacerlo.
La calidad del feedback se mide por su impacto en las personas, es decir, por la medida en que logras que cada persona haga algo distinto después de que lo reciba. Por ejemplo, si quieres que el operador de grúa incorpore una revisión de seguridad de su equipo todos los días antes de utilizarlo, entonces tu medida de feedback exitoso va a ser el número de días que logras que lo haga. Podrías hacer una verificación por muestreo, o sea podrías estar a su lado uno o dos días de la semana para observar si es que efectivamente lo hace, y luego darle feedback hasta lo incorpore como hábito.
Dentro de la conversación del desempeño puedes utilizar la auto evaluación que hacen las propias personas. Ten en cuenta que, en términos generales, te encontrarás con dos actitudes. Las personas que tiene un nivel alto de auto exigencia, que suelen ser los de mejor desempeño, van a tener una percepción mucho más realista de su propio desempeño y seguramente les resultará más fácil encontrar las cosas que podrían hacer mejor. Con ellos puedes aprovechar sus propias percepciones para reforzar el mensaje.
En cambio, las personas que tienen un bajo nivel de auto exigencia, que con frecuencia son también los de más bajo desempeño, van a encontrar siempre alguna causa distinta a ellos mismos que explique por qué no hicieron lo que tenían que hacer. En este caso, tu conversación debería centrarse en establecer criterios objetivos para evaluar sus resultados y, probablemente, se producirá más tensión al momento de encontrar las cosas que tienen que hacer distinto.
Una habilidad crucial para un buen jefe es identificar las distintas actitudes ante la auto evaluación y adecuar su estilo de comunicación al que resulte más efectivo.
Eduardo Saleh Sabat
Psicólogo Organizacional
Diciembre 2021