Gestión del Tiempo Efectiva

“La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto”.

Cuando el orador mundial y autor de bestsellers Michael Altshuler escribió estas palabras, quizá no estuviera pensando en cómo pasa el día. Pero sí nos abrió los ojos a una dura verdad que es bastante fácil de olvidar, considerando la vorágine en la que todos estamos metidos, ¿verdad?

Solo tenemos 24 horas al día. Mientras que algunas personas meten toneladas de trabajo en sus horas de vigilia, otras no pueden mover un dedo en todo el día.

El investigador Joseph Ferrari estima que el 20 % de los adultos estadounidenses son procrastinadores crónicos, lo cual es clave considerar si se quiere mejorar la productividad en el trabajo.

Para abordar este problema eficazmente, es crucial contar con un sistema de gestión del tiempo bien estructurado. Sin embargo, muchas personas carecen de él.

En resumen, lo que voy a tratar aquí es la gestión del tiempo, que implica cómo decide gestionarlo y no al revés.

Primero lo primero: ¿Por qué es importante la gestión del tiempo?

Empecemos hablando de algo que todos compartimos: las horas del día. Hay 24, sin importar quién sea o dónde viva. Es algo que todos tenemos en común.

Pero lo que nos distingue es cómo elegimos usar esas preciosas horas. No es raro ser de esas personas que siempre se sienten apresuradas, intentando constantemente ponerse al día con su interminable lista de tareas pendientes.

Sé que he pasado por eso. La gestión del tiempo se convirtió en una parte crucial de mi vida y mi trabajo por varias razones:

• Maximizar la productividad.

• Reducir el estrés.

• Alcanzar objetivos.

• Mejorar la conciliación de la vida laboral y personal.

• Crecimiento personal

La gestión del tiempo es clave para lograr una vida y una carrera más plenas y menos caóticas. No se trata de programar rígidamente cada minuto del día, sino de tomar decisiones conscientes sobre cómo quiere invertir su tiempo.

¿Por dónde empezar?

Como dije, no se trata de planificar cada minuto de su vida hasta el último detalle. Su primer horario debe ser lo más general posible, pero debe incluir todo lo que necesita a diario.

Como mínimo, debe indicar horarios para dormir, comer, hacer ejercicio, cuidarse, realizar la higiene personal y trabajar. Para mí, dormir es fundamental, y tener una hora fija para acostarse y despertarse puede ser una bendición si busca administrar tu tiempo. Asegúrese que sus comidas sean puntuales y tener un horario fijo para hacer ejercicio. También puede ser bueno para mantener su salud y optimizar su productividad. Una vez que tenga todo esto resuelto, incorpórelo al trabajo.

Recuerde, este horario inicial es su base: el primer paso para recuperar el control de su tiempo. Le proporciona estructura y garantiza que sus necesidades básicas estén cubiertas. Con el tiempo, puede refinar y ampliar su horario a medida que se sientas más cómodo con la gestión del tiempo. La clave está en empezar por algún punto y dar el primer paso.

Sea selectivo con lo que hace

Imagine su jornada laboral como un bufé de tareas.

La clave para una gestión eficaz del tiempo es ser selectivo con lo que decide hacer. Aquí le explicamos cómo hacerlo

• Priorice lo importante: No todas las tareas son iguales. Algunas tendrán un impacto más significativo en sus objetivos y bienestar que otras. Al ser selectivo, puede centrarte en las tareas que realmente importan y marcar la diferencia en su vida, carrera o cualquier área en la que esté trabajando.

  
  

• Evite el exceso de compromisos: Una de las vías más rápidas para el estrés y el agotamiento es comprometerse demasiado. Cuando dice que sí a todo, puede extenderse demasiado y su energía y atención pueden diluirse. Ser selectivo le permite comprometerse plenamente con lo que decide hacer.

  
  

• Priorice la calidad sobre la cantidad: Piense en la diferencia entre un esfuerzo apresurado y poco entusiasta y una tarea completada con cuidado y atención. Ser selectivo significa que tiene el tiempo y el espacio mental para hacer las cosas bien y es probable que obtenga resultados de mayor calidad.

Gestione sus distracciones y deje de procrastinar

Las distracciones son como astutos ladrones de su tiempo. Le roban la concentración y la productividad sin que se de cuenta. Pero no tema; con las estrategias adecuadas, puede defenderse de estos depredadores de la productividad y aprovechar al máximo su tiempo. Veamos algunas maneras de gestionar esas distracciones.

• Identifique cuál es la causa principal: ¿Su smartphone, las redes sociales, compañeros ruidosos o un espacio de trabajo desordenado?

  
  

• Cree un espacio de trabajo sin distracciones: Limpie su espacio de trabajo de objetos innecesarios, instale un escritorio ergonómico y cree un ambiente cómodo y concentrado. ¿Ha probado los auriculares con cancelación de ruido?

  
  

• Use la tecnología con inteligencia: Use aplicaciones de productividad y bloqueadores de sitios web para limitar el acceso a sitios web y aplicaciones que le distraigan durante el horario laboral. El modo "No molestar" puede hacer maravillas.

  
  

• Utilice bloques de tiempo: Programe bloques de tiempo específicos para trabajar concentrado. Durante este tiempo, no debería usar correos electrónicos, redes sociales ni aplicaciones de mensajería. Dedique toda su atención a la tarea en cuestión.

Lo más importante es recordar que las distracciones son un problema universal en el mundo acelerado de hoy. Lo que distingue a los administradores de tiempo exitosos es su compromiso de reconocer y abordar estas distracciones de frente.

Revise y ajuste su tiempo.

La gestión del tiempo no es una solución universal.

Lo que funciona para una persona puede no ser igual de efectivo para otra. Por eso es crucial revisar y ajustar periódicamente su enfoque de gestión del tiempo para asegurarse de que se alinea con tus objetivos y circunstancias cambiantes

Estas son algunas de las maneras en que yo lo hago

• Realice autoevaluaciones periódicas.

• Celebre sus éxitos.

• Identifique los desafíos.

• Ajuste y establezca nuevas metas.

• Reevalúe sus prioridades.

• Experimente con técnicas y herramientas.

• Monitoree su progreso.

Conclusión

En definitiva, la gestión del tiempo empieza como una habilidad y termina como un estilo de vida. No se trata simplemente de un conjunto de técnicas; es una mentalidad y un compromiso para aprovechar al máximo cada momento. Recuerde: no se trata de buscar la perfección. Se trata de progreso, crecimiento y superación personal continua.

Traducido de FORBES: Monday, Nov 2 2023. “The Ultimate Guide To Mastering Time Management"  by Somdutta Singh