Seis estrategias para gestionar mejor su tiempo

En la escuela, el trabajo y la vida diaria, podemos encontrarnos con personas que parecen tenerlo todo bajo control. Son productivas, libres de estrés y con un alto rendimiento. Pero lo más probable es que no nacieran así. Gestionar, organizar y distribuir el tiempo son habilidades que podemos aprender. Hacerlo puede ayudarle a controlar su tiempo y promover la satisfacción general.

Explore algunos consejos y métodos que pueden ayudarle a optimizar su tiempo y promover su bienestar general.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es el proceso de planificar y controlar conscientemente el tiempo dedicado a tareas específicas para aumentar su eficiencia. Quizás esté familiarizado con establecer plazos, escribir listas de tareas y darse pequeñas recompensas por completar ciertas actividades.

Motivarnos es fundamental para gestionar el tiempo, y requiere esfuerzo no solo para motivarse, sino también para cultivar buenos hábitos para trabajar y vivir de forma más eficiente.

Para desarrollar buenas rutinas y hábitos, puede empezar por conocer las estrategias y las mejores prácticas disponibles. Puedes experimentar con ellas para ver qué le funciona.

¿Por qué es importante la gestión del tiempo?

Una buena gestión del tiempo puede llevar a un estilo de vida saludable y equilibrado que puede manifestarse en:

• Reducir el estrés

• Aumentar la energía

• Alcanzar objetivos de forma más eficiente

• Priorizar lo importante

• Lograr más en menos tiempo

• Reducir la procrastinación

• Aumentar la confianza

• Avanzar en su carrera profesional o educativa

Cómo pasamos nuestros días...

“Cómo pasamos nuestros días es, por supuesto, cómo pasamos nuestras vidas. Lo que hacemos con esta hora, y aquella, es lo que estamos haciendo. Un horario nos protege del caos y los caprichos”, escribió Annie Dillard en su libro The Writing Life.

Esta cita resume cómo los humanos conceptualizamos el tiempo y cómo podemos desarrollar habilidades y horarios para maximizar la productividad y alcanzar nuestras metas.

Las 6 estrategias de gestión del tiempo

Si busca controlar su tiempo, explore estos seis consejos y estrategias para empezar

1.    Realice una auditoría de tiempo.

Empiece por evaluar dónde pasas realmente su tiempo. Cree un mapa visual de las horas aproximadas que dedica al trabajo, la escuela, las tareas del hogar, los desplazamientos, las redes sociales y las actividades de ocio. Después, puede analizar en profundidad la escuela o el trabajo, dividiendo la semana anterior en días y luego en horas. ¿Cuánto tiempo le llevó terminar ese trabajo? ¿Un proyecto del trabajo le llevó más tiempo porque estaba mirando el móvil?

Establezca metas basadas en este resultado. Planificar con anticipación y establecer límites de tiempo para sus tareas y prioridades puede liberar tiempo para lo que es más importante para usted, como pasar más tiempo con amigos y familiares.

Empiece por dedicar media hora cada domingo a planificar su semana y establecer objetivos diarios.

Conciencia, organización, adaptación

La base de los métodos de gestión del tiempo son las habilidades básicas de conciencia, organización y adaptación. Esto significa que ser consciente de su tiempo, estructurarlo y ajustarlo sobre la marcha es el secreto de una gestión eficaz del mismo. Los ejecutivos actualmente mencionan a las habilidades conductuales como las más importantes para la fuerza laboral actual, y las "habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar" ocupan el segundo lugar en la encuesta de IBM sobre la brecha de habilidades.

2.    Use la Matriz de Eisenhower para establecer sus prioridades.

La Matriz de Eisenhower es una herramienta popular que le ayuda a distinguir entre tareas importantes, no importantes, urgentes y no urgentes. El cuadrante tiene cuatro casillas en las que puede dividir sus tareas para priorizar en qué debe concentrarse primero. También se corresponden con las 4 D de la ejecución: hacer, aplazar, delegar y eliminar.

• Cuadrante 1: Importante y urgente. Realice estas tareas primero. Estas son las prioridades más relevantes para sus objetivos.

  
  

• Cuadrante 2: Importante pero no urgente. Posponga estas tareas para más adelante en su agenda.

  
  

• Cuadrante 3: Urgente, pero no importante. Delegue estas tareas a otros, si es posible, especialmente si no contribuyen a tus objetivos a largo plazo.

  
  

• Cuadrante 4: No importante ni urgente. Elimina estas tareas o hazlas cuando tengas tiempo libre, ya que te distraen de tus prioridades.

  
  

Para un enfoque aún más sencillo, cree una lista de tareas y marque cada elemento como urgente o importante. A menudo, priorizamos las tareas urgentes en lugar de las importantes (como tareas que pueden ser creativas, importantes y satisfactorias, pero que no tienen una fecha límite), por lo que identificarlas y etiquetarlas puede ser un paso útil para lograr sus objetivos personales y profesionales.

3.    Emplee métodos para dividir su tiempo

Una vez que tenga una mejor idea de sus prioridades, establecer límites puede ser una excelente herramienta para gestionar el tiempo. Tiene varias opciones para dividir su tiempo en partes más fáciles de digerir.

Pruebe el método Pomodoro. Esta técnica fue desarrollada a finales de los 80 por Francesco Cirillo, un estudiante universitario abrumado por el estudio y las tareas. El método Pomodoro requiere usar un temporizador para dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos, separados por 5 minutos de descanso.

Después de cuatro pomodoros, puede tomar un descanso más largo de 15 a 30 minutos. Pomodoro («tomate» en italiano) promueve la concentración y alivia la fatiga mental, lo cual es especialmente útil para trabajos de duración indefinida como investigar, estudiar para un examen o terminar un proyecto de consultoría.

Al dividir el tiempo, hace que los grandes proyectos y objetivos sean menos abrumadores. Menos procrastinación, más productividad. Pruebe una aplicación que le ayude a concentrarse.

Descarga Pomodoro en tu computadora o la aplicación Focus Keeper en tu teléfono.

 

4.    Concéntrate en una sola cosa a la vez.

Para la mayoría de nosotros, la multitarea suele ser menos eficiente que concentrarse en una sola tarea a la vez. De hecho, investigaciones de los últimos 30 años demuestran que la multitarea puede provocar sobrecarga mental y que alternar entre varias tareas nos perjudica la eficiencia [3]. Hacer demasiadas cosas a la vez puede afectar tu capacidad cognitiva, haciéndote sentir improductivo o insatisfecho con tu progreso. Organizar tu tiempo para completar una tarea antes de empezar otra puede aumentar tu confianza.

Además, puede ser útil compartimentar las tareas. Si eres escritor, por ejemplo, podrías dedicar el lunes a investigar, de martes a jueves a escribir y el viernes a editar.

5.    Date una recompensa.

Las recompensas pueden ser una gran fuente de motivación para adoptar buenos hábitos de gestión del tiempo. Por cada tarea importante que completes, puedes darte un pequeño capricho. No tiene por qué ser extravagante ni caro. Algunas maneras sencillas de motivarte pueden ser:

• Tomar un descanso para disfrutar de tu refrigerio favorito

• Dar un paseo corto al aire libre

• Llamar a un amigo o familiar

• Meditar durante cinco minutos

• Escuchar un episodio de podcast o un capítulo de un audiolibro

Para obtener mayores recompensas, puedes disfrutar de actividades como leer un libro en la bañera, planear una salida nocturna con amigos o reservar una escapada. Las recompensas emocionantes pueden ayudarte a superar un proyecto o período de trabajo especialmente difícil.

6.     Use apps para bloquear las distracciones

A veces, las recompensas y las buenas intenciones no son suficientes para mantenernos concentrados. Una app o extensión del navegador puede ayudarle a minimizar las distracciones, impidiendo que use redes sociales o toque tu teléfono. Algunas apps y extensiones que puede probar son:

• Forest es una app que le ayuda a mantenerse concentrado y lejos del teléfono. La compañía colabora con la organización Trees for the Future para plantar árboles al gastar las monedas virtuales que gane en Forest.

  
  

• StayFocused es una extensión del navegador que le impide usar sitios web que le hacen perder el tiempo, como Reddit, Twitter, Wikipedia, Instagram y más. Es altamente configurable, así que puede personalizarla según sus distracciones.

  
  

• Freedom es una herramienta que puede bloquear sitios web y apps en todos sus dispositivos simultáneamente. Aproveche su prueba gratuita para ver si es la adecuada para Ud.

Cómo crear una estrategia de gestión del tiempo

Ahora que ya tiene algunos consejos y métodos para la gestión del tiempo, es hora de crear una estrategia. Puede experimentar con varias técnicas antes de establecer los hábitos y rutinas más efectivos a largo plazo.

Establezca objetivos y prioridades

Considere su estilo de vida: si es estudiante o profesional (o ambos), si tiene familia o aspira a convertirse en un nómade digital (o ambos). Piense en sus objetivos a corto y largo plazo para su carrera y desarrollo personal. Asegúrese de que sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos. ¿Qué necesita para alcanzarlos? ¿Cómo puede gestionar su tiempo para maximizar su productividad?

Una vez que haya establecido sus objetivos, priorícelos por orden de importancia. Puede ser útil usar notas adhesivas o papel y bolígrafo para visualizarlos.

Elija el método que mejor se adapte a Ud.

Con la lista de consejos anterior, decida cuál método implementar. Según lo que le haya funcionado, puede combinar diferentes estrategias de gestión del tiempo. Si no está seguro de cuáles funcionarán para usted, elija uno al azar y pruébelo.

Planifique e implemente

Aplique el método elegido durante un periodo de tiempo. Un mes suele ser suficiente para evaluar si una estrategia funciona. Durante 30 días, monitoree su progreso. Tome notas de cómo se siente después de una o dos semanas. ¿Cuál fue el método más efectivo?

Actúe hoy mismo

Use una agenda, un calendario de Google o una libreta sencilla para establecer sus objetivos mensuales y semanales. Para las tareas diarias, escriba una lista de tareas cada mañana con objetivos alcanzables (como el queso suizo). Siéntase libre de reservar días para mayor flexibilidad e incluir pequeñas recompensas.

Traducido de Harvard Business Review: Monday, Apr 4 2025. “What Is Time Management – 6 Strategies To Better Manage You Time"  by Frans Van Loeft and Jordan Stark