Acelerador TIME para aumentar la productividad en ventas

Siempre me consideré una persona productiva. Trabajo rápido, escribo rápido y logro mucho. O eso creía.

Un día me encontré con un libro de gestión del tiempo que hablaba sobre el “time boxing”. El time boxing consiste en asignar una cantidad de tiempo fija a una actividad específica. La idea es que trabaje en la tarea y se detenga cuando llegue al límite de tiempo.

Como esta estrategia reduce las distracciones al obligarlo a concentrarse en una sola tarea (y solo una tarea) durante un período de tiempo determinado, decidí probarlo. Puse un temporizador por 50 minutos como sugería el libro y comencé.

La primera vez, llevaba tres minutos y abrí un navegador web para leer las últimas historias en el blog de los Celtics. Cerré la ventana y volví al trabajo. Minutos después, estaba revisando el correo electrónico. Cuatro minutos después, un colega entró a mi oficina para charlar.

Hasta que me concentré en trabajar realmente durante un intervalo de tiempo dedicado en una sola tarea, nunca me di cuenta de lo distraído que estaba.

Cada minuto, algo más competía por mi atención: correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas, compañeros de trabajo, reuniones, la lista sigue. No es de extrañar que la productividad de los trabajadores esté sufriendo.

Después de algunas sesiones, podía avanzar 10, 15 o 20 minutos, pero aun así me agotaba porque 50 minutos era demasiado tiempo. Luego descubrí otros consejos de time boxing que recomendaban poner el temporizador por 25 minutos.

Así es que lo hice. Entré en la zona y estaba trabajando cuando, ¡ding!, sonó el temporizador y perdí mi concentración.

Decidí que era hora de olvidar los sistemas de otras personas y cambiar algunas cosas. Comencé con estas dos reglas:

• En lugar de hacer que el temporizador contara hacia atrás, lo hice contar hacia adelante.

  
  

• Me propuse un mínimo de 20 minutos, pero me dije a mí mismo que no tenía que parar a una hora establecida.

¿Por qué contar hacia adelante? ¡Así el temporizador no sonaría y no me distraería! 

¿Por qué 20 minutos? La investigación muestra que se necesitan unos 20 minutos para entrar en la zona, o lograr el flujo, en cualquier actividad.

Con estos cambios, me di la oportunidad de entrar en la zona y alcanzar un enfoque total, pero también evitar que me sacaran de ella hasta que estuviera listo para tomar un descanso. 

Y así nacieron el concepto y las reglas del TIME Sprinting.

TIME

Es un acrónimo que distingue todo lo que hacemos en estas 4 categorías de uso del tiempo:

T: (Treasured) Tiempo apreciado o valioso, el que todos queremos tener.

I: (Investment) Tiempo invertido en actividades que generan un retorno económico importante.

M: (Mandatory) Tiempo que se utiliza en actividades obligatorias, que las necesitamos hacer.

E: (Empty) Tiempo vacío, que se desperdicia.

Busque la ZONA

La técnica de limitar el tiempo funciona excepcionalmente bien. Por eso se incorporó en el hábito número 7 en Los 9 Hábitos de la Productividad Extrema: Corre Hacia la Zona.

La zona es el estado mental en el que una persona que realiza una actividad está completamente inmersa en una sensación de enfoque energizado, implicación total y disfruta en el proceso de la actividad. Cuando está en la zona:

• El tiempo parece suspendido—apenas lo nota pasar, y sin embargo, realmente vuela.

• Se siente muy enfocado.

• Siente una claridad excepcional, con mucha confianza de que la actividad es realizable.

• Se siente recompensado por el simple hecho de estar haciendo la tarea.

Cuando está en la zona, por definición, está logrando mucho.

Si quiere llegar allí, corra a toda velocidad. TIME Sprinting es una forma de time boxing, o enfocarse obsesivamente en una actividad planificada. Las reglas para TIME Sprinting son:

1. Sprint: Trabaje en una tarea planificada durante un mínimo de 20 minutos con un temporizador visual encendido y contando hacia adelante.

   
   

2. Pausa: Realice cuatro TIME sprints seguidos con descansos de hasta seis minutos entre ellos. Cada secuencia de cuatro sprints seguidos es una pausa

   
   

3. Extensión: Puede extender un TIME sprint hasta 90 minutos, pero no más. A los 90, tome un descanso.

   
   

4. Enfóquese: Si siente una distracción, no cambie de tarea. Anótela y siga en el proceso.

   
   

5. Seguimiento: Registre sus sprints y pausas. Cuente un sprint por cada 20 minutos (por ejemplo, si extiende un sprint y dura 40 minutos, son dos sprints).

Es importante usar un temporizador visual cuando hace sprints. Le ayudará a mantenerse enfocado y en la tarea. Hay varias aplicaciones y sitios web con temporizadores visuales para elegir. Yo suelo usar ATracker para iPhone.

Cuando sienta que se aproxima una distracción mientras hace sprints (¡seguro que le ocurrirá!), escríbala para no olvidarla y luego vuelva al sprint. Una vez que la escribe, se libera la carga mental de tener que recordarla mientras está haciendo el sprint. No cambie de tarea ni de medio. Mantengase enfocado.

Es así de simple.

Hacer sprints ha marcado una gran diferencia para mí y también puede hacerlo para Ud. De hecho, en menos de un sprint pude escribir este artículo.

Si quiere ser más productivo en el tiempo que tiene y experimentar la increíble sensación de euforia de trabajar en la zona y ser extremadamente productivo, métase de lleno en la zona.

Traducido de ATD: Thursday, Feb 28, 2021. “TIME Sprinting to Boost Sales Productivity and Get More Done" by Mike Schultz