Este artículo describe los pasos esenciales para formar un nuevo equipo. Estos pasos también son útiles para los equipos existentes que estén interesados en evaluar su formato y eficacia.
En primer lugar, el trabajo del equipo debe estar claramente definido y adaptado a algunas necesidades reales del departamento, laboratorio o centro o del Instituto en su conjunto. Si el equipo no obtiene una declaración clara de misión o alcance del patrocinador del equipo, la creación de estos debe ser parte del proceso de lanzamiento del equipo.
En las primeras etapas es importante hablar con el patrocinador del equipo sobre su papel y cómo apoyará el trabajo del equipo. ¿Qué hará el patrocinador por el equipo? ¿Qué espera el patrocinador del equipo? Los equipos necesitan el apoyo claro del liderazgo de la organización, incluido el apoyo concreto, como el tiempo libre, la financiación y los recursos.
Seleccionar a los miembros correctos del equipo es fundamental. Idealmente, los equipos deben ser pequeños (no más de diez personas) para que los miembros puedan desarrollar un alto nivel de conexión e interdependencia. Los miembros necesitan tanto conocimientos técnicos (incluidas habilidades de escritura y presentación) como buenas habilidades interpersonales para trabajar en grupos pequeños. Para los equipos que trabajan en proyectos de todo el Instituto, la membresía diversa (en las unidades del MIT, en las clasificaciones de nómina/empleados y en las categorías de género/raza) puede conducir a un equipo más rico y con mejores resultados. Los expertos en contenido, los expertos en procesos y los usuarios finales pueden desempeñar funciones clave.
Los eventos de lanzamiento del equipo son una parte importante del proceso de puesta en marcha. Los eventos de lanzamiento permiten al equipo articular y comprender los objetivos, la misión y la estructura. Un inicio bien planificado puede aumentar la productividad del equipo y generar impulso en el equipo. Una actividad de inicio formalizada ayudará al equipo a definir su misión, entregables, roles y responsabilidades, y factores de éxito.
¿Cómo puedo construir un equipo exitoso?
Seis elementos son cruciales para ayudar a los equipos a funcionar de manera efectiva.
1. Misión
Es el compromiso compartido con una misión específica lo que ayuda a definir un equipo. Una declaración de misión puede proporcionar una poderosa documentación sobre el propósito del equipo. Crear una declaración de misión requiere que los miembros del equipo piensen, discutan y lleguen a un acuerdo sobre las siguientes preguntas:
¿Cuál es el trabajo para el que fuimos reunidos?
¿Por qué es mejor hacer este trabajo en equipo?
¿Qué será diferente como resultado de nuestro trabajo conjunto?
¿Qué creará nuestro trabajo para nuestra organización, nuestro equipo y nosotros mismos?
Para equipos de proyecto: ¿Cómo será un resultado exitoso para nuestro equipo? ¿Cómo sabremos que hemos completado nuestra tarea?
Para equipos permanentes: ¿Cómo mediremos nuestro éxito de manera continua?
La misión de un equipo puede basarse en una directiva de la gerencia o de otras personas ajenas al equipo. Pero una buena discusión en equipo sobre cómo cada miembro, y el grupo colectivamente, entiende que la misión hará que la declaración de la misión sea significativa y útil para el equipo.
Las declaraciones de misión pueden ser cortas; deben estar escritos en un lenguaje cotidiano que cada miembro del equipo entienda y apoye.
2. Metas
Las declaraciones de misión le dan a un equipo los principios rectores, pero las metas le dan al equipo un objetivo real para su actividad. Los objetivos deben ser algo por lo que valga la pena esforzarse: resultados importantes que el equipo puede proporcionar a la organización.
Las mejores metas son las metas S-M-A-R-T: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada. "Mejorar el servicio al cliente" puede sonar como una buena meta para un equipo, pero en realidad no cumple con los criterios S-M-A-R-T.
Un objetivo más eficaz sería "Reducir el tiempo de devolución de llamadas a los clientes a dos horas o menos en un plazo de seis meses".
3. Roles y Responsabilidades
Es particularmente importante en un ambiente de equipo que los miembros del equipo sepan lo que se espera de cada uno de ellos. Sin estas expectativas, los miembros no pueden desarrollar responsabilidad mutua o confianza en el equipo.
Cuando las expectativas de un equipo son claras y los miembros cumplen (o superan) las expectativas, la confianza y un mayor sentido de "equipo" son subproductos naturales.
4. Reglas Básicas
Para ser efectivos, los equipos deben ser explícitos sobre las formas en que trabajarán juntos. Las reglas básicas son pautas para comportamientos específicos. Los equipos no necesitan muchas reglas básicas para trabajar bien juntos, pero todos en el equipo deben estar de acuerdo con las reglas básicas y compartir la responsabilidad de garantizar que se cumplan.
5. Toma de Decisiones
Los equipos pueden elegir diferentes modelos para tomar decisiones; el factor más importante es que el modelo de toma de decisiones sea explícito y entendido por todos los miembros del equipo. Un modelo claro de toma de decisiones describe quién toma la decisión y cómo participarán los demás. (¿Se tomarán las decisiones por consenso en el que todos puedan estar de acuerdo en apoyar la decisión final? ¿Recibirá el líder del equipo aportes, pero tomará la decisión final? ¿Votará el equipo?) Saber qué modelo de toma de decisiones se utilizará les permite a los miembros del equipo saber qué hacer, esperar y lo que se espera; esto puede ayudar a generar apoyo para la decisión final.
Las buenas decisiones tienen dos características: calidad y compromiso. Las decisiones de calidad son lógicas, respaldadas por un razonamiento sólido y buena información. Los pasos para tomar decisiones de calidad incluyen verificar si se ha recopilado y compartido toda la información disponible, si se ha consultado a todos los miembros del equipo y si se han considerado apropiados los aportes críticos de las partes interesadas (individuos o grupos afectados por la decisión) fuera del equipo. .
6. Dinámica de grupo efectiva
Comunicación:
Utilizando reglas básicas como punto de partida, los equipos deben desarrollar prácticas para una comunicación abierta. Ejemplos incluyen:
1. Escuche con respeto y responda con interés positivo a las ideas de los miembros del equipo.
Si una idea es confusa o le parece poco convencional o extraña, solicite más información para comprender mejor la idea. (Decir "¿Puedes contarme más?" es una excelente manera de continuar una conversación).
2. Ayude a crear un entorno que aliente a los miembros del equipo a compartir todas las ideas, incluso las "a medias".
La mayoría de las grandes ideas son construidas por equipos que se basan en un pensamiento inicial. A veces son las ideas "locas" las que realmente despiertan la creatividad del equipo. Tratar cada idea como importante evita que los miembros del equipo retengan algún pensamiento "a medias" que podría ser justo lo que el equipo necesitaba.
3. No oculte los conflictos; intente sacar a la superficie las diferencias y utilícelas para crear mejores resultados que todos los miembros del equipo puedan respaldar.
Al igual que en el desarrollo humano, el desarrollo del equipo no es un proceso lineal: la introducción de nuevos miembros, un cambio en el clima de la organización o la finalización exitosa de un hito en particular pueden hacer que un equipo regrese a una etapa anterior de desarrollo del equipo.
Reconocer la etapa de desarrollo del equipo puede ser muy útil a medida que trabaja para mejorar la eficacia de su equipo y alcanzar sus objetivos. Cada etapa tiene sentimientos y comportamientos reconocibles.
Traducido del MIT News: Thurday, Jun 27, 2022. “Important Steps when Building a new Team" by ruce Tuckman. Todos los derechos reservados.