Ya sea como una práctica habitual en tu empresa o como una respuesta al COVID-19, el trabajo virtual presenta ventajas y desafíos. Hacerlo de manera eficaz requiere tomar en cuenta algunos aspectos cruciales. Ten en cuenta estas sugerencias para el trabajo en equipo virtual.
Identifica las principales herramientas tecnológicas que se utilizarán: los grupos deben establecer métodos que utilizarán para compartir información mientras las personas trabajan virtualmente. Hay muchos medios diferentes para elegir, por lo que es fundamental comprender cuales serán las críticas para mantener la empresa funcionando.
Asegura las habilidades para usar herramientas de comunicación: para las personas que usan nuevos sistemas por primera vez, es esencial algún aprendizaje y práctica. Dedicar tiempo a desarrollar habilidades dará sus frutos a largo plazo. Los colegas pueden brindar orientación y los tutoriales en línea pueden ser muy útiles.
Centraliza las comunicaciones: los líderes deben encontrar formas coherentes de compartir información relevante con los miembros de su equipo. Esto puede incluir la transmisión de mensajes institucionales e información específica del equipo. En un entorno dinámico, las expectativas o la dirección pueden cambiar rápidamente, por lo que es importante mantener un flujo regular de información. Incluso cuando las cosas no están claras, es mejor dejar que los miembros del equipo sepan lo que se sabe o lo que aún está por determinar.
Aclara los roles: si se realizan cambios en los roles y responsabilidades de las personas o en las expectativas laborales, es importante que los líderes los articulen y garanticen un entendimiento compartido para los involucrados.
Céntrate en la transparencia: a veces es fácil perder de vista la información que tienen algunos miembros del equipo en comparación con otros. La mensajería clara es importante y reduce los rumores.
Mantén la conexión: Trabajar de forma remota, especialmente para aquellos que no tienen mucha experiencia en esto, puede hacerlos sentirse aislados. Más allá de las comunicaciones formales para compartir información relacionada con el negocio, los equipos deben considerar aprovechar oportunidades para realizar controles informales con relativa frecuencia. Hacerlo a una hora determinada puede proporcionar estructura a los horarios. Saber que otros pueden estar experimentando desafíos similares o aprender cómo los colegas están operando de manera efectiva puede ser de gran ayuda. Por supuesto, el sólo hecho de escuchar las voces de los colegas y fomentar la camaradería puede mantener la energía y un entorno de equipo sólido.
Equilibra la responsabilidad y la flexibilidad: este es un momento especialmente estresante para las personas, ya que se les puede pedir que trabajen de diferentes maneras y las preocupaciones por la familia, los amigos y la propia salud son primordiales. Recuerda brindarle apoyo a tus colegas, tanto a nivel profesional como personal, mientras todos atravesamos este momento difícil.
Traducido de MIT Sloan: Wednesday, Oct 4, 2020. “Tips for Virtual Teamwork” by MIT Team. Todos los derechos reservados.