El trabajo en equipo sin restricciones sanitarias siempre ha sido todo un desafío. Tenemos que superar nuestros impulsos adolescentes de ser independientes en lugar de ser interdependientes, nuestra habilidad de comunicación es siempre una tarea por mejorar, y la responsabilidad personal para cumplir lo que prometemos es un valor cultural cada vez más escaso. Como si esto fuera poco, ahora le hemos tenido que agregar las cuarentenas, el trabajo virtual no planificado, y las complicaciones que todo esto implica.
¿Cómo podemos superar estos desafíos? Les comparto algunas ideas que han ido surgiendo para enfrentarlos de manera exitosa. En primer lugar, promueve la idea en las personas de que esto es un desafío para todos, no sólo para los mayores o los menos adeptos a la tecnología. Es un problema de hábitos, no de tecnología. Lo que requiere un equipo para ser exitoso son buenas prácticas de cómo manejar los equipos, cómo establecer los objetivos, cómo y cuánto comunicar, cómo lograr que el avance entre los distintos miembros del equipo sea coordinado para cumplir con los plazos de los proyectos.
Invierte en capacitar a tus equipos, para fortalecer las habilidades básicas de este tipo de trabajo en equipo. Partiendo por el uso de la tecnología en cuanto a comunicaciones y manejo de la información, las personas tienen que desarrollar y estandarizar sus competencias en estos aspectos básicos del trabajo en equipo virtual. Por ejemplo, asegúrate de que todos sepan sacar el máximo provecho a todas las posibilidades que ofrece la tecnología de comunicación que tienen en tu empresa, desde cámaras inteligentes que siguen y hacen zoom a los participantes hasta las normas para almacenar los documentos en la nube para todos tengan acceso rápido y expedito a lo que necesiten.
En tercer lugar, las buenas prácticas de comunicación se hacen más patentes en el trabajo virtual. ¿Cómo captar en una pantalla en la que parece sólo la cara de un miembro de tu equipo lo que en persona captarías por su lenguaje corporal y no verbal? ¿Cómo evitar el sentido de aislamiento y poco compromiso con la empresa si es que pasa mucho tiempo sin ir físicamente a las instalaciones de la empresa? ¿Cómo puedo compartir los aspectos más personales con los miembros de mi equipo, eso que hablaba en los pasillos, tomándome un café o almorzando? Ayuda a los líderes a recuperar ese aspecto esencial de su trabajo.
Un aspecto cultural clave para el desarrollo de las sociedades es el concepto de responsabilidad personal. Habitualmente lo mido preguntándole a la persona que cuánto cree que depende de sí mismo lo que le ocurre en su vida, en una escala del 0 al 100%. Si la persona cree que más del 50% depende de sí mismo, lo más probable es que asuma la responsabilidad personal en todos los aspectos de su vida, incluyendo su trabajo. En el trabajo en equipo, la responsabilidad personal marca la diferencia entre las personas que hacen todo lo que está a su alcance para cumplir con sus compromisos, a diferencia de los que le echan la culpa a los demás o a cualquier otra cosa que no sean ellos mismos cuando no cumplen con sus compromisos. El líder debería identificar este aspecto en cada uno de los miembros de su equipo y trabajar con esa información.
En quinto lugar, las restricciones a la movilidad han hecho que el contacto de lo que está ocurriendo en terreno sea más difícil. Permítanme utilizar el caso de un Jefe de Contabilidad que lidera un grupo de analistas contables y de costos que llevan la contabilidad de una empresa productiva. Cuando trabajaban físicamente al lado del área bodega y de mantenimiento, podía ir a terreno casi todos los días a ver lo que realmente estaba ocurriendo con las mermas, constatar las materias primas que se iban a desechar y asegurarse de que todo quedara registrado correctamente en el sistema. Pero al estar en cuarentena, no pueden ver directamente lo que ocurre, así es que se basan en lo que les reportan los propios bodegueros.
Por último, tienes que considerar que con todos estos factores que dificultan el trabajo en equipo virtual es más fácil perder el foco y las prioridades. Tu labor como líder es reforzar constantemente los objetivos del equipo para asegurarte de que todos los miembros los compartan y los tengan claros.
Eduardo Saleh Sabat
Psicólogo Organizacional
Mayo 2021