Cómo maximizan su tiempo las personas exitosas

"Independientemente de la ubicación, el sector o la profesión, la productividad es un desafío al que se enfrenta todo profesional", afirma Bob Pozen, profesor titular de la Escuela de Negocios Sloan del MIT y autor del exitoso libro "Productividad Extrema: Impulsa tus Resultados, Reduce tus Horas". Pozen fue presidente ejecutivo de MFS Investment Management y anteriormente presidente de Fidelity Management & Research Company (mientras era profesor a tiempo completo en la Escuela de Negocios de Harvard y colaborador habitual de Harvard Business Review). En otras palabras, sabe mucho sobre gestión del tiempo.

Sin embargo, Pozen sigue esforzándose por mejorar sus habilidades, tanto en el trabajo como en casa, para aprovechar al máximo cada día. También cree que estar al tanto de las perspectivas de otros expertos en productividad es fundamental para tener una visión integral.

«Sin objetivos concretos, muchas personas ambiciosas dedican poco tiempo a las actividades que realmente apoyan sus prioridades profesionales más importantes». Bob Pozen, Profesor Titular, MIT Sloan School of Management

Teniendo esto en cuenta, aquí les presentamos algunos consejos de Pozen y otras personas de gran éxito que se esfuerzan por optimizar su tiempo.

Establezca sus prioridades

"La mayoría de los profesionales no se han tomado el tiempo de anotar sus objetivos y priorizarlos", afirma Pozen. "Sin un conjunto específico de objetivos que perseguir, muchas personas ambiciosas dedican un tiempo insuficiente a las actividades que realmente apoyan sus prioridades profesionales más importantes". Esta discrepancia entre las prioridades principales y la asignación de tiempo puede ocurrirle a cualquiera, en cualquier campo y en cualquier nivel de una organización.

Su curso de Educación Ejecutiva de MIT Sloan, "Maximizando tu productividad personal: Cómo convertirte en un ejecutivo eficiente y eficaz", comienza con una importante sesión sobre el establecimiento de objetivos que obliga a los participantes a reflexionar sobre sus valores fundamentales y prioridades profesionales. "Independientemente de tus aspiraciones profesionales, debes comenzar por pensar detenidamente por qué te involucras en cualquier actividad y qué esperas obtener de ella". Pozen guía a los participantes a través de un ejercicio de seis pasos para establecer sus objetivos de mayor prioridad y alinear mejor la asignación de su tiempo con estos objetivos principales.

Pozen también nos recuerda que el tiempo, en sí mismo, no es la mejor medida de tu productividad ni del compromiso de tus empleados. «La métrica clave es lo que logras, no cuántas horas pasas en la oficina». Lee más en este reciente artículo de Talent Economy: «¿Sigue siendo el tiempo la mejor medida del trabajo en la economía del conocimiento?».

Gestione su nivel de energía y duerma más.

Kat Cole, presidenta de Cinnabon, ha descubierto cómo controlar su energía para ser productiva. «Soy muy estricta con mi sueño», afirma en este artículo de Oprah.com. «No lo sacrifico fácilmente. Soy mucho menos eficaz en la gestión del tiempo si no he gestionado bien el sueño».

Según Tara Swart, profesora de la MIT Sloan y neurocientífica, muchas personas afirman que solo «necesitan» unas pocas horas de sueño cada noche para ser productivas, pero la ciencia demuestra lo contrario: entre el 98 % y el 99 % de las personas necesitan físicamente las siete a nueve horas de sueño que recomiendan los médicos. De hecho, las pruebas han demostrado que la mayoría de las personas pierden entre cinco y ocho puntos de coeficiente intelectual tras una sola noche de mal sueño. Si bien solemos pensar que no somos productivos mientras dormimos, nuestro cerebro en realidad está pasando por un importante proceso de limpieza que no debemos omitir.

Programe una hora de máxima productividad matutina

Laura Vanderkam, autora de varios libros, entre ellos "Sé cómo lo hace" y "Lo que hacen las personas más exitosas antes del desayuno", sugiere programar una "hora de máxima productividad" a primera hora de la mañana, durante la cual te concentres en una tarea de máxima prioridad, y en nada más. ¿Conoces esos proyectos importantes que se alinean con tus objetivos más importantes? Eso es lo que deberías abordar al comienzo del día. Esto también significa evitar revisar tu correo electrónico hasta que termine la hora de máxima productividad; de lo contrario, es posible que nunca la realices. Para ir un paso más allá, dedica toda la mañana del lunes a tareas más importantes y que requieran una profunda reflexión.

Haga más de lo que le apasiona

Puede que esto suene contradictorio al principio, pero Thomas Davies, director de Google for Work, afirma que priorizar las tareas que realmente te apasionan puede darte energía. "Los días en que tengo estas tareas en mi calendario significan que tengo más energía para realizar también otras tareas importantes", escribe Davies en FastCompany.com. "Y si pasa una semana sin que ese tipo de tareas aparezcan en mi calendario, sé que es hora de volver a incluirlas."

Gestione su correo electrónico

Los líderes empresariales, directores ejecutivos y gerentes suelen recibir cientos, si no miles, de correos electrónicos al día. La mayoría estaría de acuerdo en que el correo electrónico es necesario, pero también extremadamente distractor. Pozen recomienda revisarlo solo cada hora o dos, y luego ignorar la mayoría porque "se puede ver por el asunto que no son importantes". A menos que estés de vacaciones, es igualmente importante gestionar los correos electrónicos de inmediato y solo una vez. Esperar para responder un correo electrónico solo significa perder tiempo después buscándolo, releyéndolo y dándole vueltas al asunto. Un poco más radical, Tim Ferriss, conocido gurú de la vida y autor de La semana laboral de 4 horas, aconseja revisar el correo electrónico solo dos veces al día (por ejemplo, a las 11 a. m. y a las 4 p. m.). Para controlar aún más tus impulsos de revisar el correo, sugiere configurar una respuesta automática, que indique que lo revisarás dos veces al día o menos.

Haga una lista de cosas que no debemos hacer.

La productividad no se trata solo de lo que haces, sino (quizás lo más importante) de lo que no haces. Jocelyn K. Glei, autora de "Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done" (Cancelar suscripción: Cómo acabar con la ansiedad por correo electrónico, evitar distracciones y ser productivo), propone sentarse y hacer una lista de seis a diez cosas "que te comprometes a no hacer este año porque te impiden concentrarte en tu mejor trabajo". Estas anti-resoluciones podrían incluir dormir con el teléfono al lado (¡no lo hagas!) y abrir el correo electrónico al empezar el día (¡prueba la hora de máxima productividad sugerida anteriormente!). Decir no a ciertas tareas también puede significar delegarlas. Pozen sugiere centrarse en las tareas que solo tú puedes realizar.

Cene con sus niños

"Nunca tendrás suficiente tiempo en el día, pero es fundamental dedicar tiempo a la familia y al descanso", dice Pozen. Cuando no está de viaje, Pozen prioriza estar en casa a las 7:00 p. m. para cenar con su esposa e hijos. Para mantener la productividad, es necesario desconectar del trabajo, y la cena es el momento perfecto para hacerlo.

Esperamos que estos consejos te ayuden a optimizar tu tiempo y a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Traducido de SLOAN MIT: Monday, May 25, 2017. “Time-Maximizing Strategies of Highly-Successful People" by Bob Pozen