Durante los últimos meses, casi todas las negociaciones se han producido de forma virtual. Pero incluso antes de Covid-19, un número creciente de negociadores se conectaban a través de herramientas digitales. Las tecnologías de video, las teleconferencias de bajo costo y el correo electrónico se han convertido en formas eficientes para que los equipos se preparen juntos y negocien con sus contrapartes.
¿Qué nos dice la investigación sobre las negociaciones virtuales? ¿Son más o menos eficaces a la hora de crear valor para las contrapartes?
La imagen es mixta
Primero, las malas noticias: negociar virtualmente tiende a dejar a las partes con resultados objetivos más pobres y sintiendo menos calidez y confianza entre sí. Además, un meta análisis realizado en 2002 sugiere que la toma de decisiones en grupo es menos eficaz, menos satisfactoria y más prolongada cuando los grupos no se comunican cara a cara.
Cuando se trata del correo electrónico, que atrae particularmente a los introvertidos en situaciones de conflicto, tendemos a ser menos cooperativos, tal vez porque estamos menos inhibidos a la hora de expresar quejas y opiniones negativas. También corremos un mayor riesgo de malentendidos: Justin Kruger, Nick Epley y sus colegas han descubierto que tendemos a sobrestimar qué tan bien los destinatarios han entendido nuestros mensajes. Un estudio del 2019 sugiere que, sorpresa, sorpresa, también somos peores leyendo las emociones por correo electrónico.
Curiosamente, un meta análisis de 43 estudios sugiere que las mujeres son menos cooperativas en entornos virtuales que cuando están cara a cara; mientras que las tácticas de los hombres no cambian tanto. Puede ser que las mujeres se sientan menos presionadas a ser socialmente cuidadosas o amables cuando no están cara a cara.
Si los negociadores virtuales enfrentan barreras adicionales para encontrar ganancias conjuntas, la buena noticia es que la investigación también sugiere formas de mejorar las posibilidades de éxito en entornos virtuales.
Al planificar negociaciones virtuales:
1. Asigna roles claros a tu equipo. Las llamadas o videoconferencias con cuatro o más personas pueden desviarse rápidamente. Asegúrate de preguntar: ¿Quién abrirá la reunión? ¿Quién explica la propuesta? ¿Cómo responder preguntas? ¿Quién resume los próximos pasos? ¿Cómo nos comunicaremos entre nosotros al margen de la video conferencia?
2. Especifica y practica la forma de chatear con tu equipo durante la reunión. Hay muchas historias dignas de vergüenza de mensajes "privados" que se muestran accidentalmente en la pantalla de todos. Para evitar esto, use hardware o programas diferentes para chatear. Si está usando Zoom en tu PC, por ejemplo, use tu teléfono y una aplicación separada para chatear o compartir mensajes de texto con tus compañeros de equipo.
3. Chatea con prudencia. La mensajería durante las negociaciones puede ser importante, pero un estudio encontró que realizar múltiples tareas en un teléfono inteligente mientras se negocia conducía a menores beneficios y a ser calificado como menos profesional y menos confiable por parte de las contrapartes. Al comunicarte con tus compañeros de equipo durante una negociación, la brevedad es una virtud.
4. Mientras más grande el video, mejor. Charles Naquin y sus colegas descubrieron que los negociadores que se comunican por video funcionan mejor que los negociadores que usan el correo electrónico o los mensajes de texto. Y los que usan una pantalla grande se desempeñan mejor que los que usan una pequeña. Cuanto más fácil sea ver a tus contrapartes, menos esfuerzo desperdiciará tu cerebro.
5. Breve y preciso. Si bien las videoconferencias y las conferencias telefónicas son medios de comunicación más completos y enriquecedores que el correo electrónico o los mensajes de texto, también son más exigentes cognitivamente. Los cerebros humanos son máquinas de predicción y deben esforzarse más para comprender las lagunas, las fallas, el retraso en la señal y otras ambigüedades en la interacción. Los videos y las teleconferencias breves y estructuradas pueden ayudar a mantener de mejor forma la atención de las partes interesadas.
Al liderar negociaciones virtuales:
1. Conéctate desde el principio. Tomarse unos minutos para tener una pequeña charla al comienzo de una reunión puede ayudar a preparar el escenario para una interacción más colaborativa. La investigación de Michael Morris y sus colegas descubrió que al negociar por correo electrónico, los sujetos que fueron asignados al azar para hacer una pequeña charla durante unos minutos antes de negociar lograron mejores resultados financieros y sociales que aquellos que comenzaron a negociar de inmediato. En otro experimento, iniciar una negociación con humor generó mejores resultados económicos y mejores sentimientos entre las partes. Particularmente en el estresante mundo de las cuarentenas, establecer una conexión personal puede tener un efecto poderoso en lo que sigue.
2. Aclare las restricciones y los supuestos. Las videoconferencias y las teleconferencias a menudo pueden tener comienzos irregulares en los que las partes se incorporan a la reunión en diferentes momentos. Después de tomarse el tiempo para conectarse, asegúrese de aclarar rápidamente el propósito de la reunión y el tiempo asignado. Si una parte clave tendrá que irse temprano, por ejemplo, modifique la agenda según sea necesario desde el principio.
3. Occidentales: ¿esconden su propia visión? Para los estadounidenses y otras personas de culturas más individualistas, la evidencia sugiere que verse a sí mismo durante una video llamada tiende a aumentar la autoconciencia y la autocrítica. Especialmente si ya tiene esta tendencia, es posible que desee desactivar la vista propia cuando realice una videoconferencia.
No hay sustituto para la riqueza de la negociación en un entorno cara a cara. Pero a medida que navegamos por este período estresante de distanciamiento social, es útil recordar que las herramientas y los medios de comunicación digital pueden hacer que las negociaciones sean más eficientes y pueden ayudarnos a mantenernos conectados, siempre que sepamos cómo aprovecharlos de la mejor manera.
Traducido de Harvard Business Review: Monday, June 10, 2020. “How to Negotiate - Virtually" by Hal Movius. Todos los derechos reservados.