Todos los días, los gerentes toman decisiones que afectan el desempeño financiero de su compañía, ya sea programando operaciones, contratando y despidiendo personal, preparando un presupuesto, aprobando una inversión de capital o aprobando una factura para pago.
A menudo, estos gerentes carecen de las habilidades financieras básicas para permitirles comprender las implicaciones financieras de sus decisiones. Como resultado, se desperdician recursos, se toman malas decisiones y el desempeño financiero de la organización se ve afectado. Con base en mi experiencia trabajando con gerentes no financieros a lo largo de los años, he identificado cinco habilidades financieras básicas que cualquier persona con responsabilidades de administración y supervisión debe tener.
1. Dinero efectivo Versus Contabilidad precisa
Hay dos métodos de contabilidad que se utilizan para registrar las transacciones comerciales: contabilización en efectivo y contabilización en base devengada. La mayoría de las empresas medianas y grandes utilizan la contabilidad devengada, por lo que es importante entender lo que esto significa para usted como gerente. ¿Cuándo se cobra un gasto contra su presupuesto? ¿Cuándo recibes crédito por una venta? ¿Una orden de compra genera una transacción contable?
Comprender la diferencia entre estos dos métodos de contabilidad es importante para administrar su flujo de efectivo, los niveles de gasto, las obligaciones con sus proveedores y las cuentas por cobrar de sus clientes.
2. Los estados financieros básicos
Los gerentes deben estar familiarizados con los estados financieros básicos y con la información que se presenta en cada estado preparado para usuarios externos. Una comprensión de los estados financieros le proporcionará la terminología básica necesaria para comunicarse con su personal de contabilidad y finanzas. En particular:
¿Qué información se presenta en los estados financieros?
¿Cómo se reflejan mis acciones en estos estados y a qué elementos estoy afectando?
¿Mi empresa utiliza un formato diferente para la información financiera interna?
¿Entiendo cómo usar estos informes para mejorar el desempeño financiero y operativo de mis áreas de responsabilidad?
3. Preparación del Presupuesto
Los gerentes deben saber cómo preparar un presupuesto por unidades de negocio o áreas, una cuantificación de los recursos que necesita para lograr los objetivos y planes de acción para el próximo año fiscal. No es sólo una formalidad para satisfacer las demandas de la alta gerencia, la banca o los inversionistas.
El proceso de preparación del presupuesto es el momento para cuestionar cómo se están utilizando los recursos y si se podrían usar de manera más efectiva o eficiente. Los gastos departamentales deben estar directamente vinculados a los objetivos, estrategias y planes de acción para el año presupuestario y alineado con el plan estratégico de la compañía.
Los gerentes deben identificar y documentar los supuestos operativos que impulsan sus niveles de gasto. Cada línea deol presupuesto debe tener una base de estimación razonable, como las ventas o los volúmenes de producción, el número de empleados, el porcentaje de salarios y el costo por empleado, entre otros.
4. Análisis de Varianza
Los gerentes deben analizar las variaciones con respecto al presupuesto proyectado. Todas las variaciones significativas, favorables o desfavorables, deben ser examinadas.
Los gerentes deben poder relacionar las variaciones con lo que sucedió en su departamento o área de trabajo durante el período contable. ¿Se trata de una variación única o será recurrente durante el resto del año? ¿Necesita incluir esta variación, favorable o desfavorable, en el pronóstico financiero para el trimestre o el año fiscal? Si no puede explicar las variaciones presupuestarias basadas en su conocimiento de las operaciones, debe comunicarse con el departamento de finanzas de inmediato.
5. Analisis Financiero de las Inversiones de Capital e Iniciativas Estratégicas
Los gerentes a menudo presentan y defienden inversiones de capital e iniciativas estratégicas diseñadas para mejorar el desempeño operativo y financiero. La evaluación financiera de estos proyectos es un elemento clave del proceso de aprobación.
Los gerentes deben conocer los supuestos que subyacen en el análisis financiero de cualquier proyecto promovido por su liderazgo y hacer las preguntas difíciles. He visto empresas que malgastan millones de dólares en proyectos e iniciativas en base a un análisis financiero defectuoso.
Los gerentes también deben entender el concepto de retorno de la inversión (ROI) y cómo interpretar los resultados de las técnicas financieras comunes que se utilizan para medir el ROI: retorno, valor presente neto (NPV) y tasa interna de retorno (TIR). Deben identificar cómo afectará un proyecto a las partidas individuales en el balance general y en el estado de resultados y el impacto en el desempeño financiero de la compañía si no se cumplen los objetivos financieros del proyecto.
Las habilidades financieras son una parte integral del conjunto de herramientas básicas que cualquier gerente debería tener. Los gerentes deben entender las implicaciones financieras de sus decisiones y cómo usar la información financiera para mejorar el desempeño de su empresa. Los departamentos de capacitación y desarrollo deben garantizar que sus programas de desarrollo de liderazgo proporcionen las habilidades financieras básicas que sus líderes necesitan para administrar el negocio de manera más efectiva.
Traducido de ATD: Thursday, September 8, 2016. “Basic Financial Skills Every Manager Should Have" by Lianabel Oliver. ATD. TD Archives. Todos los derechos reservados.