Plazos que no se cumplen. Hilos de correos electrónicos largos y desordenados. No tenemos idea de quién trabajará en qué. Conflictos entre los miembros del equipo. Proyectos mal planificados. Ideas no suficientemente discutidas. Archivos dispersos y faltantes. Esperando horas para obtener respuestas. Feedback inoportuno. Y así sucesivamente. De seguro que esto no es una comunicación eficaz.
¿Está nuestra empresa sepultada bajo estos mismos problemas de fondo? ¿El equipo de su empresa tiene problemas de comunicación? ¿La comunicación ineficaz se está convirtiendo en un obstáculo importante para el negocio? Si la respuesta a todas estas preguntas es un sombrío sí, es hora de organizar la comunicación de nuestro equipo y reunir todo en un solo lugar.
En una investigación en la que se encuestaron 400 corporaciones (con más de 100.000 empleados en los EE. UU. y el Reino Unido) se estimó que las barreras de comunicación le cuestan a la organización en promedio $ 62,4 millones por año en pérdida de productividad.
Durante mucho tiempo, la comunicación ineficaz ha sido la principal preocupación incluso para las empresas exitosas. Entonces, ¿Cómo se fomentan las habilidades de comunicación efectiva en nuestro equipo? ¿Cómo se puede detener la enorme pérdida de productividad? ¿Qué significa una comunicación efectiva? Intentemos responder una por una a estas preguntas simples pero desconcertantes.
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación eficaz es el puente que conecta a las personas, permitiéndoles compartir información, establecer relaciones y colaborar con precisión y empatía. Implica escucha activa, empatía y elección de canales y lenguaje adecuados.
Comunicación efectiva en el trabajo.
Para realizar nuestro trabajo, no podemos recurrir a las personas que nos rodean tan fácilmente; tenemos que hacer un esfuerzo deliberado para acercarnos a los demás, conectarnos y construir relaciones.
La comunicación eficaz en el trabajo se refiere al intercambio claro y eficiente de información entre personas o equipos dentro de una organización. Implica el uso de canales apropiados, escucha activa y una articulación clara para fomentar la comprensión, la colaboración y la productividad.
La comunicación eficaz en el lugar de trabajo consiste en establecer esa conexión con otros miembros de la organización y crear un entorno en el que todos se sientan incluidos y escuchados. Se trata de comunicarse de una manera que le permita al equipo lograr sus objetivos y progresar.
Todos hemos tenido la experiencia de ser interrumpidos durante una reunión o de que se nos bloquee el acceso a una información clave; no es divertido tener que pedir ayuda una y otra vez cuando algo debería ser fácil para usted.
Eso es lo que entendemos por comunicación eficaz en el trabajo: obtener la información que se necesita para hacer un buen trabajo, cuando la necesita, de las personas que pueden proporcionársela.
14 Consejos para fomentar la comunicación efectiva en el trabajo
1. Preste toda tu atención
¿Alguna vez ha estado en una comunicación en la que alguien estaba ocupado mirando su teléfono inteligente mientras hablaba o lo escuchaba? A eso se le llama estar distraído. Es una señal de mala comunicación. Por lo tanto, se debe tener en cuenta cómo se comunica. Ofrecer una concentración total manteniendo el contacto visual durante las conversaciones y reuniones contribuirá en gran medida a una comunicación eficaz. Asiente con la cabeza afirmativamente durante una conversación para transmitir visualmente su concentración.
2. Consiga una aplicación de comunicación en equipo
La falta de comunicación puede ser una de las principales causas de numerosos fracasos en el lugar de trabajo. Las aplicaciones de comunicación en equipo se están volviendo muy populares hoy en día para hacer la vida más fácil y colaborar bien. En realidad, a los equipos, clientes y gerentes les lleva bastante tiempo realizar un seguimiento de largos hilos de correo electrónico. Aquí es donde la aplicación de colaboración en equipo marca la diferencia: ayuda a los usuarios a trabajar juntos en diferentes actividades y proyectos y rompe todas las barreras para una comunicación efectiva.
Cada proyecto necesita un flujo de comunicación eficaz para reflejar el progreso del proyecto. El lugar de trabajo moderno está en camino hacia la transformación digital. Por lo tanto, es necesario invertir en sistemas y aplicaciones clave para la productividad y la comunicación. Según las necesidades de los proyectos, las herramientas de comunicación pueden ser una forma eficaz para que todo el equipo se reúna. Con el software de gestión de tareas, se puede optimizar la comunicación entre los miembros de un equipo. Pueden intercambiar mensajes sobre las tareas y toda la información relevante se puede compartir en el mismo lugar. Se debe evitar largos hilos de correo electrónico que han sido durante mucho tiempo uno de los enfoques de comunicación. Con la debida comprensión, la tecnología está evolucionando para apoyarlo siempre.
3. Informar e inspirar
Más que simplemente transmitir la información, se debe tener cuidado de explicar y aclarar los pensamientos e ideas para que sean eficaces. Pasar la información es sólo la mitad de la ecuación. Se debe planificar con anticipación lo que se quiere que la audiencia recuerde de la conversación. ¿Quieres que tomen algún tipo de acción? La comunicación más efectiva hará que la gente actúe.
4. Practicar la escucha activa
Los empleados que escuchan bien tienden a trabajar mejor. Escuchar es dos veces más importante que hablar y una parte muy importante de las habilidades de comunicación efectiva en los negocios. Escuchar no debe darse por sentado. No se quede sentado, apenas despierto, dejando que las palabras del orador lo invadan. Cuanto más escuches bien, mejor se recibirá la información.
¿Sabes escuchar bien? ¿Así es cómo?
Haga contacto visual con el presentador
Responda apropiadamente
Sin interrupciones, por favor
Examine su lenguaje corporal
5. Elija el mejor método de comunicación.
Comunicarse bien significa comprender y ser comprendido. Conocer los métodos correctos de comunicación es tan importante como tener habilidades de comunicación efectivas.
Comunicación visual a través de cuadros, mapas, imágenes y gráficos.
Comunicación verbal cara a cara, por teléfono y otros medios.
Comunicación no verbal a través del lenguaje corporal, contacto visual, gestos.
Comunicación escrita a través de cartas, correos electrónicos, libros, revistas e Internet.
6. No se debe andar con rodeos
Teniendo en cuenta la importancia de la comunicación en el trabajo, el próximo gran paso es una comunicación clara y concisa. Ya sea que le guste la comunicación verbal o no verbal, no debemos hacer un discurso largo para transmitir nuestro punto de vista. Debemos respetar el tiempo de todos, así que debemos ser breve, ir al grano y equilibrar la brevedad con un toque humano.
7. Habilidades personales
Las habilidades de comunicación interpersonal serán beneficiosas tanto para nuestra vida profesional como personal. Se necesitará todos los días de nuestra vida. Incluye habilidades relacionadas con la inteligencia emocional o la capacidad de comprender las emociones propias y ajenas. Por ejemplo, una alta autoestima y confianza puede ayudarnos a tener más positividad acerca de mi persona y de lo que puedo hacer, incluida la comunicación. Y la positividad conduce a la eficacia.
8. Confiado, persuasivo y paciente
Existe una diferencia entre poder comunicarse y comunicarse de manera efectiva. Además de los consejos anteriores, tener un poco de paciencia, confianza y persuasión puede ayudarnos a comunicar la información de forma más eficaz. La confianza significa cuidar cuál es nuestro lenguaje corporal. Nuestro propio sentido de autoestima nos hará sentir eficaces en lugar de inútiles.
Sonria
Mantenga los brazos sin cruzar
Mantenga una postura erguida
Mantenga el contacto visual
Mantenga sus dispositivos alejados
9. Debemos usar el tiempo sabiamente
Utilizar pausas para el café puede mantener fuerte el espíritu de trabajo en equipo y brindarles a todos la oportunidad de conocerse mejor. La vinculación del equipo es una mejor manera de mejorar los canales de comunicación. Las pausas para el café son una oportunidad ideal para reuniones y debates informales. Fomenta la comunicación sana entre compañeros y también promueve el intercambio de ideas. Debemos dejar que los miembros de nuestro equipo tomen descansos para tomar café al mismo tiempo para crear un ambiente ideal para que se relajen y discutan temas. Y este arte de la conversación a menudo alentará al equipo a discutir también el trabajo. Así, el café no sólo actuará como un refuerzo de energía durante todo el día sino que también promoverá la productividad con conversaciones relajadas.
10. Realice actividades de fortalezcan al equipo
Las actividades de formación de equipos tienen un gran impacto en la productividad y el trabajo en equipo. Puede ayudar a que la gente se comunique mejor y también ayudar a construir buenas relaciones entre ellos. Debemos generar oportunidades estructurales para que los empleados colaboren a través de actividades como almuerzos en equipo, juegos para romper el hielo en reuniones, reuniones grupales, sesiones de acondicionamiento físico, juegos de resolución de acertijos o cualquier actividad al aire libre. Se pueden programar estas actividades a fin de mes o semanalmente para reunir a nuestro equipo en una sala.
11. Demostrar aprecio
Debemos decirle a los empleados, compañeros de trabajo y colegas cuánto los cuidamos y respetamos. Mostrar aprecio es una forma eficaz de lidiar con la baja moral de los empleados y hacer que los miembros de nuestro equipo sientan que son importantes. Este es un método para promover la comunicación en el equipo. Debemos ofrecer una muestra de agradecimiento a los miembros de nuestro equipo felicitándolos por sus grandes ideas, agradeciendo a un miembro del equipo por terminar una tarea y expresando gratitud incluso por pequeños actos.
12. Fomente la retroalimentación bidireccional
Para tener un ambiente de trabajo fluido, es importante tener una comunicación bidireccional. En el ámbito laboral la retroalimentación es importante para generar resultados, donde el principal objetivo es fortalecer el avance hacia las metas de la empresa. Un error común que cometen los líderes al ofrecer retroalimentación es convertirlo en un diálogo unidireccional (feedback). No dan oportunidad a los empleados de presentar sus propios comentarios e inquietudes. Fomentar la retroalimentación bidireccional es una señal de buena comunicación en el lugar de trabajo que le dará a su equipo la oportunidad de autoevaluarse. Debemos brindar comentarios detallados para aumentar la comunicación del equipo y entrenar a los miembros de nuestro equipo. Podemos mantener un registro escrito de los comentarios a través de un sistema de gestión de tareas, lo que puede ayudarnos a aumentar la comunicación y la productividad general del equipo.
13. Tenga interacciones uno a uno
Los equipos exitosos están formados por miembros que tienen un propósito en sus interacciones. Las interacciones uno a uno son importantes con cada persona que contrata para garantizar que el compromiso de los empleados no se quede corto en su lugar de trabajo. Durante estas interacciones, se deben establecer sus expectativas y necesidades. Contarles qué exige nuestro proyecto y cuáles son las normas de nuestra empresa para los empleados, y darles el tiempo de preparación adecuado para maximizar su potencial. Cuando tengamos interacciones individuales, debemos asegurarnos de saber cuándo escuchar lo que los empleados tienen que decir. Los líderes deben dar lo mejor de sí mismos para que los nuevos empleados lleguen al fondo de las cosas.
14. Habilidades de comunicación efectiva
Desarrollar mejores hábitos de comunicación para el futuro significa practicar habilidades de comunicación efectivas y ser un comunicador poderoso.
Traducido del ATD Research: Thurday, August 9, 2022. “4 Quick Tips For Effective Communication In The Workplace " by Sandeep Kashyap. Todos los derechos reservados.