Once formas de asegurar que su programa de inducción cumpla todo lo que se supone que haga.
Dan Steer.
Los programas de calidad de inducción logran que los nuevos empleados sean productivos de forma rápida y segura, mientras reafirman la opción del empleador. En contraparte con la tradicional inducción de dos días, “Muertos por el Power Point” o el enfoque de “lance todos nuestros juguetes de marca, tan pronto como crucen la puerta”, la inducción de calidad es significativa, interactiva, detallada, y más extensa.
Los principios siguientes deben ser las bases de todo programa de inducción.
Sea claro acerca de las metas
Si el profesional de recursos humanos promedio era honesto acerca de las metas de inducción, este probablemente podría citar el cumplimiento, los requerimientos legales y la seguridad como las principales prioridades. Estas metas son desde luego importantes, pero enfocarse sólo en ellas le hará perder de vista las otras metas igualmente importantes – además de crear el programa de inducción más aburrido del mundo.
Incluya también lo siguiente en sus metas de inducción:
•Retención: Si quiere ahorrar los costos de futuros de reclutamiento y mantener el conocimiento dentro de la organización, la retención es una material clave de abordar.
•Productividad: Si usted espera un retorno sobre la inversión a partir de los nuevos trabajadores, debe entregarles la información y entrenamiento necesario para que empiecen a trabajar de forma productiva.
•Lealtad a la marca: Incluso si los nuevos empleados dejen su compañía, estos deben seguir queriendo su marca.
Satisfacción es igual a expectativas menos realidad percibida
La satisfacción de los empleados dependerá finalmente de cómo estos perciban a la organización y cómo esto se contrasta con las expectativas que tenían antes de empezar a trabajar. Póngales puntaje, y cualquier cosa sobre “0” es aceptable. Para los expertos en inducción, influenciar la satisfacción significa un par de cosas simples de hacer:
•Sea claro acerca de qué va a suceder, cómo y cuándo.
•Cumpla sus promesas.
•Planifique algunas sorpresas agradables que sobrepasen las expectativas de sus empleados.
Sepa lo que las nuevas contrataciones quieren
Lo que la mayoría de los empleados jóvenes quieren en primer lugar es empezar a trabajar. El pensar en sentarse a hacer nada (o peor aún, sentarse a escuchar monólogos) no es el comienzo estimulante que tenían en mente cuando firmaron su ingreso. Su trabajo es lograr que las personas sean autónomas tan rápido como sea posible.
Las nuevas contrataciones también quieren encajar en la compañía y conocer a sus colegas. El pensar en la posibilidad de pasar la mitad de su vida consciente haciendo lo incorrecto en el lugar equivocado con las personas equivocadas, es más que suficiente para alejar a cualquier empleado de la Compañía, de modo que la inducción debe enfocarse en la autonomía, el alineamiento y la red de contactos.
No empiece el día uno
Mucho de lo que sucede el primer día de trabajo de un colaborador podría haber tenido lugar antes del día uno. Y de hecho, algunas de las cosas debían haber sucedido, tales como, establecer con el colaborador las expectativas acerca de la inducción, enviarles mensajes de bienvenida de la gerencia o de otros colegas, darle acceso a redes sociales, ponerlo en contacto con otras contrataciones nuevas, y entregarle información. Usted debe creer que mucho de esto es imposible de lograr antes el primer día, pero un poco de creatividad y pensamiento progresivo podrían rápidamente cambiar su forma de pensar.
No termine el Segundo día
Muchos programas de inducción fallan dado la elección de la duración y el momento de implementación. Ofrecen un máximo de dos días de actividad, los cuales son o los dos primeros días laborales, o bien la convocatoria con otros principiantes semanas después. De cualquier forma, esto no funciona.
Durante esos primeros dos días, muchas personas no pueden absorber exitosamente todo el conocimiento que se requiere que integren. Y si usted espera hasta lograr reunir la cantidad “suficiente” de nuevas contrataciones, corre el riesgo de sufrir redundancia intelectual (o peor aún), caer en falsos paradigmas que requieren de un realineamiento doloroso y costoso.
La clave para inducciones efectivas es hacer las actividades correctas en el momento correcto. Enfoque cada paso del proceso (día previo, día uno, semana uno, y así sucesivamente) en las prioridades de cada momento.
Cree aprendizaje real
Como un ñoño del aprendizaje que soy, quiero ser claro acerca de cómo definiremos “aprendizaje” en el mundo de los negocios: “La adquisición e implementación de competencias deseadas en función de lograr los resultados del negocio.” Si quiere lograr este tipo de aprendizaje con su programa de inducción, entonces tenga un enfoque como lo tendría con cualquier otra iniciativa de aprendizaje, a través de los siguientes tres pasos:
Defina los resultados esperados del negocio. Hágalo esto en el día uno, semana uno, mes uno, mes tres, y al final del periodo de inducción. Si usted no puede definir el impacto de una nueva contratación exitosa, a partir de los indicadores claves de su negocio, su inducción está condenada a morir desde el principio.
Establezca objetivos de aprendizaje de calidad. Cada objetivo debe referirse claramente a lo que debe ser sabido o hecho, en qué contexto y con qué estándar.
Divida el aprendizaje en pequeñas actividades de aprendizaje y organícelas en el orden correcto.
Cree conexiones
Hoy en día trabajamos en un mundo de redes sociales. Tal como dijo Shari Yocum en la Conferencia y Exposición Internacional de la Asociación de Desarrollo de Talentos (ASTD) del 2013, la gente de Recursos Humanos deben ser capaces de identificar, analizar, y mejorar las redes sociales en el trabajo. Cuando diseñamos experiencias de inducción de calidad, no sólo se enfoque en introducir a los que empiezan en sus nuevas funciones, en su propia jerarquía, al interior de sus equipos.
Conéctelos a lo largo del negocio. Preséntelos a los principales agentes y centros “que conectan” y ayúdelos a desarrollar sus propios “reflejos sociales.” Deles acceso a herramientas de redes sociales lo más pronto posible, e invítelos a reuniones o eventos clave, y si es necesario, entrénelos en habilidades sociales.
Sea detallista
En términos de la inducción, existen tres formas de lograr el detalle necesario.
Diversifique el contenido. Use videos, textos, afiches, reuniones de trabajo, sesiones de preguntas y respuestas, presentaciones, encuestas, y juegos para desplegar el contenido.
Considere estilos individuales de aprendizaje. Algunos empleados pueden requerir más guía y soporte durante la inducción; en cambio otros prefieren una mayor independencia.
Permita que las personas elijan por sí mismas. Dado que uno de los principales objetivos de la inducción es la de contar con personas lo más autónomas posible, permítales elegir los elementos de la inducción que les parezcan más relevante. Este enfoque de auto-servicio no es incompatible con la inducción relacionada con al cumplimiento. Ambas son posibles.
Hágalo lúdico
El hecho de agregar algunos simples juegos mecánicos, tales como desafíos de tiempo, distintos niveles o auto-expresiones, puede cambiar el momento más aburrido en algo entretenido. En vez de llevar a las personas en un tour por las oficinas del edificio, ¿Por qué no llevarlas a una búsqueda del tesoro, o trabajar en equipos recolectando evidencias que los lleve a una pieza crucial del conocimiento organizacional?
Involucre a las personas correctas
Uno de mis colegas me dijo recientemente, “Recursos Humanos tiene que tomar la completa responsabilidad del proceso de inducción.” Pero esto no quiere decir que deban hacerlo todo. De hecho, no deberían. Cuando considere a quienes debiera incluir en las inducciones, pregúntese lo siguiente:
•¿Con quienes va a trabajar la nueva contratación?
•¿Qué redes formales e informales afectarán el éxito de la nueva contratación?
•¿Quién es el experto en la materia que mejor puede ayudar a los recientemente contratados a incorporarse con rapidez?
•¿Quién hará de coach o mentor para principiante?
•¿Cuándo y cómo se involucrará la gerencia?
Evalúe el éxito
Si creó objetivos de inducción sólidos, esta parte del proceso es simple. Utilice los niveles de evaluación de Kirkpatrick para conducir una evaluación de su programa de inducción.
Nivel 1. Evalúe la reacción de los empleados al programa. Envíe encuestas a continuación de cada actividad principal, o después que el proceso haya sido completado.
Nivel 2. Evalúe el nivel de conocimiento y habilidades que las personas adquirieron durante el proceso. Complete esto con evaluaciones escritas o escenarios de juego de roles.
Nivel 3. Evalúe el comportamiento. Sus principales aliados aquí son las jefaturas de las nuevas contrataciones. ¿Están ellos siendo testigos de las conductas deseadas?
Nivel 4. Evalúe los resultados del negocio. Si diseñó su inducción de acuerdo a los principios mencionados arriba, usted debería ver los resultados de negocio deseados. Si no, vaya de vuelta a la pizarra.
Steer, D (Noviembre 2013) Onboard With It All, ATD, TD Archives. Todos los derechos reservados.